Юрлица и самозанятые: организация и нюансы сотрудничества

В России в качестве самозанятых зарегистрировалось свыше 5 млн граждан. Об этом 15 июня на ПМЭФ-2022 сообщил президент организации «Опора России» Александр Калинин. Согласно данным опросов, более половины (50,5%) опрошенных работодателей России уже используют в той или иной форме услуги самозанятых на регулярной основе. 77% работодателей или уже сотрудничают, или планируют начать это делать в ближайшее время.

Самозанятые исполнители нашли применение во многих отраслях, от торговли до агропрома. Большая часть предложений для них — это рабочие специальности, но востребованы и белые воротнички.

Представители бизнеса определяют следующие выгоды от сотрудничества с самозанятыми:

• Частичное снижение налогового бремени
• Оптимизация издержек
• Легальность выплат
• Более простой путь сотрудничества
• Возможность массового найма линейного персонала и закрытие дефицита исполнителей во время пиковых потребностей предприятий

Несмотря на очевидные преимущества такого взаимодействия, для многих руководителей найм самозанятых исполнителей, особенно массовый, кажется рискованным. И не без оснований: при неправильной организации процесса и документооборота можно столкнуться с претензиями от налоговой и других проверяющих органов. Возникают вопросы и по оформлению, администрированию, и контролю самозанятых исполнителей.

Начать сотрудничать с самозанятыми либо улучшить текущее взаимодействие и при этом снизить риски достаточно просто. Необходимо грамотно выстроить бизнес-процесс, учитывающий все нюансы работы с самозанятыми исполнителями.

В обзоре:

Что представляет собой статус самозанятого, ограничения на взаимодействие с юр. лицами

Основные сферы бизнеса, с которыми сотрудничают самозанятые

Риски, условия и нюансы работы

Как можно избежать рисков и сделать сотрудничество с самозанятыми удобнее и выгоднее?

В широком смысле самозанятые — это исполнители (физ. лица и ИП), получающие вознаграждения за результат оказанной услуги непосредственно от заказчиков.

В легальном поле такие контрагенты могут применять специальный льготный налоговый режим для самозанятых граждан — налог на профессиональный доход (НПД), который действует с 2019 года. Официально в федеральном законе 422-ФЗ от 27.11.2018 самозанятые называются «Плательщики налога на профессиональный доход».

Это те, кто зарабатывает деньги собственным трудом без наёмных сотрудников или получает доход от сдачи в аренду жилой недвижимости, и чей годовой доход от отказания услуг в статусе самозанятого не превышает 2,4 млн рублей.

Физические лица и индивидуальные предприниматели, использующие НПД, уплачивают налог с доходов от самостоятельной деятельности по льготной ставке — 4% по доходам от оказания услуг физ. лицам и 6% от оказания услуг юр. лицам. Уплачивают данный налог самостоятельно.

Это позволяет легально получать доход от подработок без рисков получения штрафа за незаконную предпринимательскую деятельность.

С точки зрения правового регулирования, самозанятые — независимые контрагенты, которые применяют специальный налоговый режим. Они самостоятельно оказывают услуги другим лицам по договору за вознаграждение и самостоятельно уплачивают налог с такого дохода.

Закон подразумевает ряд ограничений и выполнение определенных условий для Самозанятых лиц, применяющих НПД:

• Они получают доход от самостоятельного ведения деятельности или использования имущества (доход за год не более 2,4 млн рублей).
• Не могут применять данный налоговый режим при оказании услуг текущему или бывшему работодателю, с которым был заключен трудовой договор в течение 2 последних лет.
• Не привлекают к этой деятельности наемных работников по трудовым договорам.
• Вид деятельности, условия ее осуществления или сумма дохода не попадают в перечень исключений, указанных в статьях 4 и 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

• Осуществляет предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров
• Оказывает услуги по доставке (кроме случаев наличия кассы и выдачи клиенту чека)
• Применяет другие специальные налоговые режимы
• Оказывает услуги по гражданско-правовым договорам заказчикам, которыми выступают их текущие работодатели или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад

Специалисту по привлечению кадров и владельцу бизнеса необходимо учитывать указанные в законе ограничения и условия, чтобы избежать санкций от налоговой службы, и, соответственно, выстраивать взаимоотношения с такими исполнителями.

Самозанятые исполнители нашли применение во многих отраслях, от торговли до агропрома. Большая часть предложений для самозанятых — это рабочие специальности, такие как: ремонт и строительство, мерчандайзинг, клининг, курьерские услуги, перевозки, услуги грузчиков, установка оборудования. Так же востребованы и белые воротнички: IT-специалисты, копирайтеры, дизайнеры и маркетологи, бухгалтеры и т.д.

Отрасли, где наиболее часто пользуются услугами самозанятых:

• Ритейл
• Строительство и ремонт
• Сельское хозяйство
• Маркетинг
• Образование (особенно онлайн и репетиторство)
• Бытовые услуги
• Логистика
• Недвижимость (продажа, обслуживание, аренда)
• Аутсорсинг

Спецрежим для самозанятых позволяет заниматься почти любыми видами деятельности, доходы от которых облагаются налогом на профессиональный доход, кроме тех, которые прямо внесены в перечень исключений, указанных в статьях 4 и 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

В числе разрешенных видов деятельности:

• удаленная работа через электронные площадки;
• оказание косметических услуг;
• услуги разнорабочих, курьеров, грузчиков и т.д.
• маркетинговые и информационные услуги ;
• реализация продукции собственного производства;
• проведение мероприятий, исследований, промо, опросов;
• юридические консультации и ведение бухгалтерии;
• сдача квартиры в аренду посуточно или на долгий срок;
• услуги по перевозке пассажиров и грузов;
• строительные работы и ремонт помещений.

Список огромен, по сути, разрешено всё кроме того, что запрещено и перечислено в федеральном законе.

При работе с самозанятыми контрагентами важно соблюдать правила и все формальности, учитывать ограничения и нормативную практику.

Основной риск исходит из желания проконтролировать работу самозанятого исполнителя, администрировать и вести документооборот и взаимодействие с ним по нормам Трудового Кодекса. Это одна из главных ошибок, следствием которой может стать признание налоговой службой такого взаимодействия подменой трудовых отношений. Нарушители будут выявлены очень быстро.

Поэтому необходимо учитывать все правовые и практические нюансы при работе с исполнителями, применяющими НПД, особенно в ведении документооборота.

Например, при составлении договора с самозанятым юридическим лицам следует избегать:

• терминов и определений, соответствующих обычной работе по трудовому договору, или подгонять под задачу шаблон такого договора;
• конкретизации функций, которые необходимо выполнять регулярно;
• фокусировке на процессе труда, а не на результате;
• фиксации четкой суммы ежемесячной оплаты (тем более, если суммы вознаграждений идентичны в течение календарного года);
• взаимосвязи вознаграждения за проделанную работу с фактически отработанными днями.

И это не полный список, но дающий представление о самой идее.

Аналогично не стоит распространять на самозанятого все внутренние правила трудовых отношений, в частности:

• подписание правил трудового распорядка;
• отметки в журналах регистрации посещения;
• делегирование ему накладных, счетов-фактур, путевых листов и прочих документов;
• обеспечение его всеми необходимыми ТМЦ за счёт компании для выполнения задач, а также фиксация материальной ответственности за переданное имущество.

Ключевое – надо понимать и помнить, что исходя из самого статуса, самозанятый не работник, а ваш контрагент. Вы заказываете у него услугу и получаете готовый результат.

Другие важные особенности:

Нельзя нанимать исполнителя на задачу как самозанятого, если раньше он работал в вашей компании по найму, и с даты расторжения трудового договора с ним прошло меньше двух лет. Поэтому проверьте потенциального исполнителя на предмет работы в вашей компании. Задача, под которую вы привлекаете самозанятого, не должна являться агентскими услугами (за исключением случая, когда самозанятый – курьер с переносной ККТ).

Очень важно, чтобы доход самозанятого исполнителя не превысил лимит в 2,4 млн рублей до окончания года, иначе право на применение НПД будет приостановлено (п. 8 ч. 2 ст. 4 № 422-ФЗ).

Есть категории фрилансеров, которые могут получать достаточно высокие доходы. Например: IT-разработчики, представители творческих профессий и, в целом, креативного класса. За один проект вознаграждение может составить несколько сотен тысяч рублей.

Поэтому вполне может возникнуть ситуация: вы уже заплатили исполнителю деньги, а он не может пробить вам чек, так как утратил статус самозанятого. Следовательно, вам придется уплатить налоги как за обычного исполнителя (НДФЛ+соц. взносы).

Кстати, об оплате за выполненные задачи. Многие компании имеют в своем банке зарплатный проект для перечисления средств своим сотрудникам. Это удобно и выгодно. А вот с самозанятыми, особенно если их много, организовать оплату внутри одного банка может быть проблематично, тем более если часть их них являются гражданами других стран ЕАЭС.

Таким образом, несмотря на достаточную простоту взаимодействия, при сотрудничестве с самозанятым встречаются подводные камни, которых необходимо избегать, чтобы оно было взаимовыгодным и безопасным.

Для этого нужно с самого начала выстраивать весь процесс правильно, от подписания грамотно составленного договора до получения всех закрывающих документов. Также важно контролировать ведение администрирования и документооборота по задачам, с учетом всех особенностей данного сотрудничества.

В целом, это может быть несложным процессом, при условии, когда вы нечасто пользуетесь услугами самозанятых, либо привлекаете на свои проекты немного таких исполнителей. А если их будет несколько десятков человек или еще больше?

Можно попробовать организовать процесс самостоятельно внутри компании. А можно работать через специальную платформу для самозанятых и не волноваться о рисках, автоматизировать все рутинные задачи и контроль документооборота, получить удобный платежный сервис.

«Наймикс» — это платформа для работы с самозанятыми, которая берет на себя всю рутинную работу, автоматизирует верно выстроенный документооборот и выплаты. Позволяет сократить расходы на привлеченных специалистов и оптимизировать рабочие процессы.

Оптимизация документооборота и учета — снижение рутинного ручного труда и рисков ошибок:

• ЭДО с исполнителями — документооборот без бумаг. Дистанционное электронное подписание договоров, приложений и дополнительных соглашений с исполнителями;
• автоматическая генерация чеков;
• автоматизация уплаты налогов исполнителем;
• проверка исполнителей на статус самозанятого;
• проверка возможного превышения лимита годового дохода исполнителей;
• акты выполненных работ, которые позволяют корректно принимать к учёту расходы — они снижают риски при взаимодействии с ФНС;
• уведомления в МВД для граждан ЕАЭС;
• формирование заявлений по трудовым патентам.

Встроенный маркетплейс: удобная работа с проектными сотрудниками, быстрый поиск без трудовых обязательств и бумажной волокиты

Подключение к платформе определенных исполнителей через нашу службу поддержки для оптимизации взаимодействия

Мгновенное формирование отчетности и простая выгрузка документов в ПО заказчика

Автоматическая подготовка и визирование типовых документов по каждой сделке. Настраиваемые шаблоны документов для избежания вышеуказанных рисков работы с самозанятыми

Оформление и ведение учёта. Двухфакторная проверка данных исполнителей, скоринг

Обязательная проверка статуса самозанятого в ФНС при каждой сделке. Ни один платеж не уходит без проверки статуса исполнителя

Удобный рабочий процесс: ставьте задачи и контролируйте их выполнение онлайн. Есть модули учета прибытия и убытия, геолокации на объекте

Работа с трудовыми патентами, включая отправку заявлений по возмещению НДФЛ

Модуль оплаты — настраиваемые расчеты с самозанятыми: с любой частотой и на любую карту банков РФ.

Отдельно стоит обратить внимание про функционал платёжного решения. Когда компании часто и много напрямую платят самозанятым со своего расчетного счета, это может заинтересовать как службу финансового контроля банка, так и ФНС. При использовании специализирующихся на работе с самозанятыми платформ подобных вопросов у ФНС и банков не возникает.

Несколько слов про маркетплейс — биржу самозанятых исполнителей. Кроме очевидной полезности и удобства поиска контрагентов, использование такой интернет-платформы помогает сделать процесс сотрудничества легально обоснованным и менее рисковым, создает благоприятные обстоятельства, свидетельствующие о независимости участников: заказчика и исполнителя.

Платформа «Наймикс» и встроенная биржа заказов — это специализированный ресурс, предназначенный для работы с самозанятыми, что говорит о намерении исполнителя сотрудничать с компанией именно как самозанятый, а не наемный сотрудник.

Практика показывает, что при установлении обстоятельств, свидетельствующих о необоснованной налоговой выгоде, особое внимание должно уделяться разумному объяснению причин совершения тех или иных операций с позиции хозяйственной необходимости [4]. Письмо ФНС России от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@ «О рекомендациях по применению положений статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации»;

Удобство использования специальной интернет-платформы является разумным обоснованием выбора компанией такого метода взаимодействия с самозанятыми.

Подробнее о всех преимуществах и возможностях платформы
Платформа «Наймикс» удобна не только для бизнеса, но и для самих исполнителей.

Наше приложение упрощает взаимодействие с заказчиком, осуществляет поиск заданий, ведение учета и получение оплаты за выполнение задания.

В сервисе «Наймикс» есть служба поддержки 24/7 и онбординга, которая обрабатывает основной массив запросов от исполнителей, включая:

• помощь с регистрацией на платформе;
• помощь с оформлением исполнителя в качестве самозанятого;
• решение проблем с выплатами;
• изменение реквизитов;
• ответы на вопросы по статусу плательщика НПД и др.

Тем самым мы разгружаем заказчика услуг от многочисленных непрофильных вопросов исполнителей.

Резюмируя, решение «Наймикс» — это гибкий инструмент автоматизации и администрирования, который подстраивается под нужды бизнеса из разных отраслей. Платформа обеспечивает прозрачную, удобную и легитимную работу по всем правилам с самозанятыми исполнителями, включая специалистов на аутсорсе без расчетов наличкой.

Наша платформа позволяет снять целый ряд рисков и операционных ручных задач при работе с самозанятыми:

Откройте новые возможности для развития вашего бизнеса. Сокращайте расходы на привлеченных специалистов и оптимизируйте рабочие процессы!