При работе с самозанятыми контрагентами важно соблюдать правила и все формальности, учитывать ограничения и нормативную практику.
Основной риск исходит из желания проконтролировать работу самозанятого исполнителя, администрировать и вести документооборот и взаимодействие с ним по нормам Трудового Кодекса. Это одна из главных ошибок, следствием которой может стать признание налоговой службой такого взаимодействия подменой трудовых отношений. Нарушители будут выявлены очень быстро.
Поэтому необходимо учитывать все правовые и практические нюансы при работе с исполнителями, применяющими НПД, особенно в ведении документооборота.
Например, при составлении договора с самозанятым юридическим лицам следует избегать:
- терминов и определений, соответствующих обычной работе по трудовому договору, или подгонять под задачу шаблон такого договора;
- конкретизации функций, которые необходимо выполнять регулярно;
- фокусировке на процессе труда, а не на результате;
- фиксации четкой суммы ежемесячной оплаты (тем более, если суммы вознаграждений идентичны в течение календарного года);
- взаимосвязи вознаграждения за проделанную работу с фактически отработанными днями.
И это не полный список, но дающий представление о самой идее.
Аналогично не стоит распространять на самозанятого все внутренние правила трудовых отношений, в частности:
- подписание правил трудового распорядка;
- отметки в журналах регистрации посещения;
- делегирование ему накладных, счетов-фактур, путевых листов и прочих документов;
- обеспечение его всеми необходимыми ТМЦ за счёт компании для выполнения задач, а также фиксация материальной ответственности за переданное имущество.
Ключевое – надо понимать и помнить, что исходя из самого статуса, самозанятый не работник, а ваш контрагент. Вы заказываете у него услугу и получаете готовый результат.
Другие важные особенности:
Нельзя нанимать исполнителя на задачу как самозанятого, если раньше он работал в вашей компании по найму, и с даты расторжения трудового договора с ним прошло меньше двух лет. Поэтому проверьте потенциального исполнителя на предмет работы в вашей компании. Задача, под которую вы привлекаете самозанятого, не должна являться агентскими услугами (за исключением случая, когда самозанятый – курьер с переносной ККТ).
Очень важно, чтобы доход самозанятого исполнителя не превысил лимит в 2,4 млн рублей до окончания года, иначе право на применение НПД будет приостановлено (п. 8 ч. 2 ст. 4 № 422-ФЗ).
Есть категории фрилансеров, которые могут получать достаточно высокие доходы. Например: IT-разработчики, представители творческих профессий и, в целом, креативного класса. За один проект вознаграждение может составить несколько сотен тысяч рублей.
Поэтому вполне может возникнуть ситуация: вы уже заплатили исполнителю деньги, а он не может пробить вам чек, так как утратил статус самозанятого. Следовательно, вам придется уплатить налоги как за обычного исполнителя (НДФЛ+соц. взносы).
Кстати, об оплате за выполненные задачи. Многие компании имеют в своем банке зарплатный проект для перечисления средств своим сотрудникам. Это удобно и выгодно. А вот с самозанятыми, особенно если их много, организовать оплату внутри одного банка может быть проблематично, тем более если часть их них являются гражданами других стран ЕАЭС.
Таким образом, несмотря на достаточную простоту взаимодействия, при сотрудничестве с самозанятым встречаются подводные камни, которых необходимо избегать, чтобы оно было взаимовыгодным и безопасным.
Для этого нужно с самого начала выстраивать весь процесс правильно, от подписания грамотно составленного договора до получения всех закрывающих документов. Также важно контролировать ведение администрирования и документооборота по задачам, с учетом всех особенностей данного сотрудничества.
В целом, это может быть несложным процессом, при условии, когда вы нечасто пользуетесь услугами самозанятых, либо привлекаете на свои проекты немного таких исполнителей. А если их будет несколько десятков человек или еще больше?