Электронный документооборот
ЭДО с самозанятыми — это и удобно, и быстро, и выгодно.
Обменивайтесь подписанными договорами, актами и другими документами без дублирования на бумаге, получайте чеки.
Обменивайтесь подписанными договорами, актами и другими документами без дублирования на бумаге, получайте чеки.
Бумажный документооборот на сегодняшний имеет много минусов: долго, трудозатратно, множество людей вовлечено в процесс, неэкологично, относительно дорого и, в целом, неудобно. В особенности если речь идёт о множестве внешних контрагентов.
Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание соглашений между сторонами, которые создаются в электронном виде и имеют юридическую силу.
Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.
Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание соглашений между сторонами, которые создаются в электронном виде и имеют юридическую силу.
Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.
Самозанятые исполнители — это контрагенты, с которыми необходимо поддерживать полноценный документооборот. Взаимодействие с ними подразумевает ведение бухгалтерии, наличие подтверждающих сделку документов: договоры, допсоглашения, счета и акты. Процесс делопроизводства некоторых бизнес-процессов предполагает ознакомление и подписание исполнителем дополнительных документов.
И если документооборот между организациями подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если предприятие имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.
Экономьте на бумаге, курьерах, хранении, рабочем времени своего персонала, лишних проверках. Уменьшите риски, связанные с потерей, человеческими ошибками и штрафами от ФНС.
И если документооборот между организациями подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если предприятие имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.
Экономьте на бумаге, курьерах, хранении, рабочем времени своего персонала, лишних проверках. Уменьшите риски, связанные с потерей, человеческими ошибками и штрафами от ФНС.
Основные преимущества ЭДО платформы «Наймикс»
До 30%
Сокращение издержек на администрирование внештатного персонала
~ 88%
Бизнес-задач закрываются в срок
85%
Экономия времени на кадровое делопроизводство
Простой выпуск электронной подписи
Платформа идентифицирует физическое лицо. Исполнители регистрируются в приложении, а сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только приложение на мобильном телефоне, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.
Юридическая значимость
ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.
Электронное соглашение, подписанное такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом.
Автоматическая генерация любого документа
Генерируются автоматически в программе: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Самозанятым приходят уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам. Количество операций не ограничено.
Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика
Конечно, есть возможность настроить интеграции по API c внутренними учетными системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.
Платформа идентифицирует физическое лицо. Исполнители регистрируются в приложении, а сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только приложение на мобильном телефоне, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.
Юридическая значимость
ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.
Электронное соглашение, подписанное такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом.
Автоматическая генерация любого документа
Генерируются автоматически в программе: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Самозанятым приходят уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам. Количество операций не ограничено.
Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика
Конечно, есть возможность настроить интеграции по API c внутренними учетными системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.
Преимущества ЭДО платформы Наймикс:
- Ускорьте подписание соглашения второй стороной
- Исключайте расхождения с контрагентами
- Контролируйте статус документа: доставлен, подписан, просмотрен
- Сократите риски ошибок и некомплектности документов
- Автоматизируйте рутинные процессы
- Документы, подписанные через ЭДО, не требуют дублирования на бумаге
Мобильный документооборот для самозанятых также поможет в повышении лояльность к вашему бренду. Ведь процесс облегчен и для исполнителя: ему не надо ехать к вам в офис, затрачивая ресурсы.
Наймикс – универсальное решение. Если вам нужны дополнительные работники, вы всегда можете найти их в нашей базе самозанятых, которая составляет более 1 млн. человек.
Выберите удобство. Больше не нужно ждать от внештатных исполнителей подписанного акта или чека. Мы решим все задачи электронного документооборота с самозанятыми для заказчика!
Наймикс – универсальное решение. Если вам нужны дополнительные работники, вы всегда можете найти их в нашей базе самозанятых, которая составляет более 1 млн. человек.
Выберите удобство. Больше не нужно ждать от внештатных исполнителей подписанного акта или чека. Мы решим все задачи электронного документооборота с самозанятыми для заказчика!
Отзывы
Оставить заявку
Оставьте заявку и получите демо-доступ к нашему сервису
Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных
Ответы на часто задаваемые вопросы
- Для работы с контрагентами по ЭДО: да, если вы планируете обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами, то вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- Для взаимодействия с государственными органами: КЭП может потребоваться для сдачи некоторой отчетности или участия в электронных торгах.
- Для приложения "Мой налог": нет, для работы в приложении "Мой налог" (формирование чеков, уплата налога) электронная подпись не требуется.
Через ЭДО можно передавать практически любые юридически-значимые документы, которые требуют подписания :
- Договоры
- Счета-фактуры
- Акты выполненных работ/оказанных услуг
- Товарные накладные
- Счета на оплату
- Дополнительные соглашения
- Уведомления, претензии и другую корреспонденцию
Квалифицированную электронную подпись (КЭП) можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Процесс обычно включает в себя:
- Выбор УЦ.
- Подачу заявления и предоставление необходимых документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Идентификацию личности.
- Получение сертификата и ключа электронной подписи на специальном носителе (токене).
Сроки хранения такие же, как и у бумажных, и определяются законодательством РФ. Например:
- Первичные учетные документы и бухгалтерского учета — не менее 5 лет.
- Договоры — в течение срока действия договора и после его окончания (сроки могут варьироваться).
Практически любые документы, требующие подписи, можно подписывать в ЭДО с помощью КЭП. Это делает их юридически значимыми. Примеры таких документов перечислены выше в ответе на вопрос "Что можно передавать через ЭДО?".
Важно: для обмена электронными документами с контрагентами обе стороны должны иметь электронную подпись и использовать совместимые системы ЭДО.
Важно: для обмена электронными документами с контрагентами обе стороны должны иметь электронную подпись и использовать совместимые системы ЭДО.
{
"@context": "https://schema.org",
"@type": "FAQPage",
"mainEntity": [
{
"@type": "Question",
"name": "Нужна ли электронная подпись для ИП на НПД?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "Answer",
"text": "Для работы с контрагентами по ЭДО: да, если вы планируете обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами, то вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).Для взаимодействия с государственными органами: КЭП может потребоваться для сдачи некоторой отчетности или участия в электронных торгах.Для приложения \"Мой налог\": нет, для работы в приложении \"Мой налог\" (формирование чеков, уплата налога) электронная подпись не требуется."
}
},
{
"@type": "Question",
"name": "Что можно передавать через ЭДО?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "Answer",
"text": "Через ЭДО можно передавать практически любые юридически-значимые документы, которые требуют подписания :Договора Счета-фактуры, Акты выполненных работ/оказанных услуг,Товарные накладные, Счета на оплату,Дополнительные соглашения, Уведомления, претензии и другую корреспонденцию"
}
},
{
"@type": "Question",
"name": "Как получить КЭП?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "Answer",
"text": "Квалифицированную электронную подпись (КЭП) можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Процесс обычно включает в себя:Выбор УЦ.Подачу заявления и предоставление необходимых документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).Идентификацию личности.Получение сертификата и ключа электронной подписи на специальном носителе (токене)."
}
},
{
"@type": "Question",
"name": "Какой срок хранения у электронных документов?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "Answer",
"text": "Сроки хранения такие же, как и у бумажных, и определяются законодательством РФ. Например: Первичные учетные документы и бухгалтерского учета — не менее 5 лет.Договоры — в течение срока действия договора и после его окончания (сроки могут варьироваться).Важно обеспечить сохранность, безопасность и доступность электронных документов в течение всего срока хранения."
}
},
{
"@type": "Question",
"name": "Какие документы можно подписывать в ЭДО?",
"acceptedAnswer": {
"@type": "Answer",
"text": "Практически любые документы, требующие подписи, можно подписывать в ЭДО с помощью КЭП. Это делает их юридически значимыми. Примеры таких документов перечислены выше в ответе на вопрос \"Что можно передавать через ЭДО?\".Важно: для обмена электронными документами с контрагентами обе стороны должны иметь электронную подпись и использовать совместимые системы ЭДО."
}
}
]
}