Электронный документооборот

Бумажный документооборот на сегодняшний имеет много минусов: долго, трудозатратно, множество людей вовлечено в процесс, неэкологично, относительно дорого и, в целом, неудобно. В особенности если речь идёт о множестве внешних контрагентов.

Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание документов между сторонами. Все документы при таком способе создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью и имеют юридическую силу.

Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.

Самозанятые исполнители — это контрагенты, с которыми необходимо поддерживать полноценный документооборот. Взаимодействие с ними подразумевает ведение бухгалтерии, наличие подтверждающих сделку документов: договоры, допсоглашения, счета и акты. Процесс делопроизводства некоторых бизнес-процессов предполагает ознакомление и подписание исполнителем дополнительных документов.

И если документооборот между юридическими лицами подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если компания имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.

Платформа Наймикс полностью заменяет бумажный документооборот электронным и автоматизирует ручные и рутинные процессы.

Экономьте на бумаге, курьерах, хранении, рабочем времени своего персонала. Уменьшите риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Простой выпуск электронной подписи

Платформа идентифицирует физическое лицо. И исполнителей, и сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только мобильный телефон, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.

Юридическая значимость

ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

Электронный документ, подписанный такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом..

Автоматическая генерация любого документа

Документы можно генерировать автоматически: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе «Наймикс» основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Самозанятым приходят уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам.

Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика

Для работы с документами есть возможность интеграции по API c внутренними системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.

• Ускорьте подписание документа второй стороной. Документы приходят мгновенно
• Контролируйте статус документа: доставлен, подписан, просмотрен
• Исключайте расхождения с контрагентами
• Автоматизируйте рутинные процессы
• Сократите риски ошибок и некомплектности документов
• Документы, подписанные через ЭДО, не требуют дублирования на бумаге

Больше не нужно ждать от самозанятых контрагентов подписанного акта или чека. Наймикс решает все задачи удобного документооборота с исполнителями для заказчика!