Бумажный документооборот на сегодняшний имеет много минусов: долго, трудозатратно, множество людей вовлечено в процесс, неэкологично, относительно дорого и, в целом, неудобно. В особенности если речь идёт о множестве внешних контрагентов.
Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание соглашений между сторонами, которые создаются в электронном виде и имеют юридическую силу.
Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.
Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание соглашений между сторонами, которые создаются в электронном виде и имеют юридическую силу.
Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.
Схема работы в ЭДО: от документа до подписи за 3 шага
Получите подписанный документ
Отслеживайте статус в реальном времени.
Получайте уведомления о каждом действии.
Отправьте на подпись
Выберите
способ
способ
Все подписанные документы надежно хранятся в архиве с удобным поиском.
Автоматически (для заказов на маркетплейсе)
Вручную (загрузите свой PDF или используйте наш шаблон)
Одному исполнителю или сразу нескольким через реестр.
Настройте маршрут согласования внутри вашей компании.
Самозанятые исполнители — это контрагенты, с которыми необходимо поддерживать полноценный документооборот. Взаимодействие с ними подразумевает ведение бухгалтерии, наличие подтверждающих сделку документов: договоры, допсоглашения, счета и акты. Процесс делопроизводства некоторых бизнес-процессов предполагает ознакомление и подписание исполнителем дополнительных документов.
И если документооборот между организациями подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если предприятие имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.
И если документооборот между организациями подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если предприятие имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.
Виды ЭДО в Наймикс: три решения для любых задач
Полностью автоматический документооборот по заказам с внештатными исполнителями.
- Договор-оферта, акты, чеки.
- Все формируется и подписывается автоматически на основе данных заказа. Никаких ручных действий.
- Простая электронная подпись (ПЭП).
ЭДО для маркетплейса
Быстрый и удобный обмен любыми документами с вашими исполнителями, не привязанными к заказам.
- Дополнительные соглашения, NDA, инструкции, отчеты.
- Загружайте свои PDF или используйте наши шаблоны. Подписывайте в одностороннем или двустороннем порядке.
- Простая электронная подпись (ПЭП).
Гибкий ЭДО
Полноценный кадровый ЭДО со штатными сотрудниками или массовым персоналом.
- Трудовые договоры, приказы, заявления.
- Отдельный модуль с расширенными возможностями и повышенным уровнем безопасности.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП) или неквалифицированная (УНЭП) подпись.
Кадровый ЭДО (КЭДО)
Наши результаты автоматизации бизнес процессов
Наши результаты автоматизации бизнес процессов
До 30%
Сокращение издержек на администрирование внештатного персонала
~ 88%
Бизнес-задач закрываются в срок
85%
Экономия времени на кадровое делопроизводство
Простой выпуск электронной подписи
Платформа идентифицирует физическое лицо. Исполнители регистрируются в приложении, а сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только приложение на мобильном телефоне, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.
Юридическая значимость
ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.
Электронное соглашение, подписанное такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом.
Автоматическая генерация любого документа
Генерируются автоматически в программе: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Количество операций не ограничено.
Электронный документооборот для самозанятых: формирование чеков для заказчиков, а также уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам.
Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика
Конечно, есть возможность настроить интеграции по API c внутренними учетными системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.
Платформа идентифицирует физическое лицо. Исполнители регистрируются в приложении, а сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только приложение на мобильном телефоне, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.
Юридическая значимость
ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.
Электронное соглашение, подписанное такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом.
Автоматическая генерация любого документа
Генерируются автоматически в программе: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Количество операций не ограничено.
Электронный документооборот для самозанятых: формирование чеков для заказчиков, а также уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам.
Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика
Конечно, есть возможность настроить интеграции по API c внутренними учетными системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.
Возможности сервиса
Возможности сервиса
Подписание в один клик для заказчика (ПЭП в личном кабинете).
Массовая отправка
документов сразу
нескольким исполнителям.
документов сразу
нескольким исполнителям.
Мобильное подписание для исполнителя (ПЭП в приложении).
Удобный архив с фильтрами и поиском по всем документам.
Отслеживание статусов в реальном времени: видите, кто и когда подписал.
Система уведомлений, чтобы не пропустить важные действия.
Настраиваемые маршруты согласования с указанием ответственных.
Выгрузка документов в формате архива для бухгалтерии.
Открытое API для бесшовной интеграции с вашими CRM и ERP.
Выгоды внедрения сервиса Намикс
Выгоды внедрения сервиса Намикс
- Ускорьте подписание соглашения второй стороной
- Исключайте расхождения с контрагентами
- Контролируйте статус документа: доставлен, подписан, просмотрен
- Сократите риски ошибок и некомплектности документов
- Автоматизируйте рутинные процессы
- Документы, подписанные через ЭДО, не требуют дублирования на бумаге
Отзывы
Наймикс – универсальное решение. Если вам нужны дополнительные работники, вы всегда можете найти их в нашей базе самозанятых, которая составляет более 1 млн. человек.
Выберите удобство. Больше не нужно ждать от внештатных исполнителей подписанного акта или чека. Мы решим все задачи электронного документооборота с самозанятыми для заказчика!
Выберите удобство. Больше не нужно ждать от внештатных исполнителей подписанного акта или чека. Мы решим все задачи электронного документооборота с самозанятыми для заказчика!
Оставить заявку
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию
Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нет, для работы на платформе Наймикс ЭЦП самозанятому не требуется. Весь документооборот самозанятого внутри нашей системы подписывается простой электронной подписью (ПЭП), которая формируется автоматически и является юридически значимой для данных правоотношений. Это снимает с вас и ваших специалистов лишнюю техническую нагрузку и затраты.
Квалифицированная подпись (КЭП) может понадобиться исполнителю только для задач вне нашей платформы: например, для прямого обмена документами с госорганами, участия в торгах или работы с другими заказчиками через внешнего оператора ЭДО.
Квалифицированная подпись (КЭП) может понадобиться исполнителю только для задач вне нашей платформы: например, для прямого обмена документами с госорганами, участия в торгах или работы с другими заказчиками через внешнего оператора ЭДО.
Наш ЭДО позволяет отправлять и подписывать весь пакет документов, необходимый для легальных и прозрачных расчетов с внештатным персоналом. Автоматизация этого процесса помогаетвашей бухгалтерии и юристам быть уверенными в compliance.
Внутри платформы вы можете работать со следующими документами:
Внутри платформы вы можете работать со следующими документами:
- Договоры-оферты и индивидуальные договоры (в том числе по вашим шаблонам).
- Акты выполненных работ/оказанных услуг.
- Счета на оплату.
- Дополнительные соглашения.
- Уведомления и любые другие файлы, требующие подписания.
Если вашему руководителю или специалистам для внешних задач все же требуется КЭП (квалифицированная электронная подпись), ее необходимо получить в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минцифры России.
Процесс стандартизирован: подается заявление, предоставляются документы, подтверждается личность, и вы получаете ключ на специальном носителе. Стоимость и условия могут различаться в зависимости от УЦ. Однако, повторимся, чтобы пользоваться платформой Наймикс, проходить эту процедуру вашим исполнителям не нужно.
Процесс стандартизирован: подается заявление, предоставляются документы, подтверждается личность, и вы получаете ключ на специальном носителе. Стоимость и условия могут различаться в зависимости от УЦ. Однако, повторимся, чтобы пользоваться платформой Наймикс, проходить эту процедуру вашим исполнителям не нужно.
Переход на ЭДО для самозанятых не отменяет требования законодательства к хранению документов. Сроки остаются такими же, как для бумажных версий.
- Первичные учетные документы (акты, чеки) необходимо хранить не менее 5 лет для предоставления по запросу налоговой.
- Договоры — в течение срока действия договора и после его окончания (сроки могут варьироваться).
Практически любые документы, требующие подписи, можно подписывать в ЭДО с помощью КЭП. Это делает их юридически значимыми. Примеры таких документов перечислены выше в ответе на вопрос "Что можно передавать через ЭДО?".
Важно: для обмена электронными документами с контрагентами обе стороны должны иметь электронную подпись и использовать совместимые системы ЭДО.
Преимущество нашей платформы в том, что вам и вашим исполнителям не нужно подключать или устанавливать совместимые системы ЭДО от сторонних операторов. Весь прием и подписание происходят в единой среде Наймикс. Техническая настройка не требуется — все уже работает.
Важно: для обмена электронными документами с контрагентами обе стороны должны иметь электронную подпись и использовать совместимые системы ЭДО.
Преимущество нашей платформы в том, что вам и вашим исполнителям не нужно подключать или устанавливать совместимые системы ЭДО от сторонних операторов. Весь прием и подписание происходят в единой среде Наймикс. Техническая настройка не требуется — все уже работает.