Блог
→
Для бизнеса
→
КЕЙС: как автоматизировать работу с иностранцами и закрыть риски МВД

КЕЙС: как автоматизировать работу с иностранцами и закрыть риски МВД. Опыт сервисной компании в сфере Facility Management

Заказчик: крупная компания по комплексному обслуживанию бизнес-центров (cleaning, landscaping, эксплуатация территорий).
География: объекты в Санкт-Петербурге и Москве (каждый БЦ — отдельный проект).
Исполнители: граждане стран ЕАЭС (Киргизия, Казахстан, Беларусь, Армения).

Вызов: миграционный учет как «минное поле»

Работа в сфере клининга и озеленения связана с привлечением иностранного персонала. Для компании, обслуживающей бизнес-центры класса «А», проверка грозит штрафом от МВД — это не только финансовые потери (до 1 млн руб. за каждого сотрудника), и как следствие репутационные риски перед собственниками зданий. А при потере репутации - потеря объекта из портфеля. Трудности бюрократических процедур ставят под угрозу стабильность бизнеса в целом

Разберемся что к чему.

Основные трудности до внедрения Наймикс:

Сжатые сроки: нужно подать уведомление в ОВМ (МВД) строго в течение 3-х рабочих дней после заключения договора.
Контроль статусов: миграционные карты и регистрации имеют свойство истекать. Вручную отследить это у сотен исполнителей не оптимально, особенно если речь о расходовании ресурсов компании.
Разрозненность данных: документы хранились в отдельных папках разных людей, на разных компьютерах, Excel-таблицах и на разных объектах.
Долгий онбординг: иностранцам часто трудно разобраться в статусе самозанятого и требованиях законодательства РФ.

Решение – Наймикс

Наймикс не просто софт, а комплексная экосистема управления внештатным персоналом. Заказчик не знал о том, что возможна автоматизация такого уровня.

1. Контроль легальности
Система Наймикс автоматически отслеживает сроки действия документов (паспорт, регистрация, миграционная карта).

Блокировка выплат: если у иностранца просрочена регистрация, система не даст заключить с ним договор. Это страхует компанию от нарушения закона «по недосмотру».
Статус самозанятого: Наймикс проверяет статус в режиме реального времени.

2. Автоматическое формирование заявления в ОВМ
Формирование уведомлений в МВД происходит через платформу. Далее, заказчик загружает документ на Госуслуги и получает подтверждение приема.

3. Гибридная воронка найма
Заказчик внедрил через Наймикс систему «пробного периода»:

Исполнитель первое время работает по договору ГПХ. Это время для проверки надежности и качества работы исполнителя.

Это позволило снизить текучку кадров в штате и отсеять недобросовестных исполнителей на раннем этапе.

4. Ролевая модель: порядок в структуре
Для управления десятками бизнес-центров мы настроили систему доступов (ролей):

На объектах: по 2 выделенных менеджера на каждый БЦ. Они видят только своих исполнителей, контролируют их регистрации, документооборот и формируют заявки по требованию.
В центре: HR-департамент в главном офисе имеет доступ «ко всему». Они могут выгрузить любой документ или отчет по всей компании за секунду.

Человеческий фактор: обучение «в полях»

Технологии работают только тогда, когда ими умеют пользоваться. Команда Наймикс организовала обучение прямо на объектах заказчика, не нарушая бизнес процессы заказчика.

Мы научили каждого иностранного исполнителя проходить регистрацию в приложении.
Поддержка 24/7: для исполнителей работает колл-центр, где им помогают решить любой вопрос в любое время суток.

Что изменилось?

Единое окно для всех операций. Взаимодействие с фотографами выстроено через платформу. Теперь договоры, акты и чеки хранятся в одном цифровом пространстве, доступном 24/7.
Выплаты в один клик. Бухгалтер формирует единый реестр выплат, загружает его на платформу и одной кнопкой отправляет деньги всем исполнителям.
Автоматизация проверок и документов. «Наймикс» взял на себя всю рутину:

Проверяет статус самозанятого перед каждой транзакцией.
Автоматически формирует и подписывает акты.
Собирает чеки от исполнителей после оплаты.

Результат для бизнеса

Прозрачность: все документы (договоры, заказы, чеки, уведомления) хранятся на платформеи доступны в один клик.
Защита исполнителя: теперь иностранный гражданин чувствует себя в безопасности. С этим же договором он идет в МВД для продления срока пребывания.
Экономия времени: скорость оформления нового исполнителя сократилась с нескольких дней до пары часов.

«С Наймикс мы перестали бояться проверок МВД. Теперь мы точно знаем: если человек вышел на объект и получил деньги — значит, с его документами всё в порядке. Для нас это не просто сервис, а “страховой полис” нашего бизнеса».

– руководитель HR-департамента

От дней к минутам: цифровой онбординг без «потерь»

Переход на удаленное оформление через Наймикс изменил экономику найма для заказчика. Раньше процесс превращался в логистический квест: иностранному гражданину нужно было ехать в центральный офис для подписания кипы бумаг. С учетом очередей и дороги оформление могло затянуться на несколько часов, а иногда и дней.

Сейчас проверка и оформление одного исполнителя занимает в среднем 10 минут прямо на объекте. Это решило две критические задачи:

Удержание исполнителей: в массовом найме существует риск «потери» человека по пути в офис — исполнитель, готовый приступить к работе здесь и сейчас, мог просто не доехать до места оформления. С Наймикс он подписывает договор в приложении, и приступает к задачам немедленно.
Оптимизация HR-отдела: компании больше не нужно содержать целый отдел для приема и обработки документов в офисе. Это не только сократило административные расходы, но и исключило риск человеческой ошибки при ручном заполнении данных.

Оставить заявку

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию

Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных