Что делать, если самозанятый стал ИП: как перестроить выплаты и не нарушить закон
Сотрудничество с самозанятыми исполнителями — удобная и гибкая модель для бизнеса. Но по мере роста доходов или расширения деятельности надежный фрилансер может принять решение сменить свой налоговый статус. Ситуация, когда самозанятый стал ИП, — абсолютно нормальная практика. Для исполнителя это шаг вперед: возможность нанимать сотрудников, расширять перечень услуг и преодолеть лимит по годовому доходу в 2,4 млн рублей.
А что это значит для вас, как для заказчика? Прежде всего, это сигнал к действию. Продолжать работать «по-старому» нельзя. Изменение статуса исполнителя требует немедленной перестройки документооборота и процессов оплаты. Игнорирование этого факта может привести к налоговым рискам и претензиям со стороны ФНС. Давайте разберем пошаговую инструкцию, как легально и безболезненно оформить этот переход.
Почему смена статуса самозанятого — повод пересмотреть документооборот
На первый взгляд, для заказчика ничего не изменилось: тот же человек выполняет ту же работу. Но с юридической и налоговой точки зрения, самозанятый и индивидуальный предприниматель — это совершенно разные субъекты.
- Самозанятый (плательщик НПД): это физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим. Главный подтверждающий документ для вас — чек из приложения «Мой налог». Никаких счетов-фактур или сложных актов не требуется.
- Индивидуальный предприниматель: это зарегистрированный субъект предпринимательской деятельности. Он работает в рамках определенной системы налогообложения (чаще всего УСН — «упрощенка»). Его документооборот гораздо серьезнее.
Какие документы требуются от ИП на УСН
Чтобы ваши расходы были учтены, а сделка была легальной, от исполнителя со статусом ИП вам потребуется новый комплект документов:
- Договор ГПХ, заключенный именно с индивидуальным предпринимателем, а не с физлицом.
- Счет на оплату (обязательно с реквизитами расчетного счета индивидуального предпринимателя).
- Акт выполненных работ / оказанных услуг.
- Свежая выписка из ЕГРИП, не обязательна, но подтверждает его статус.
Как оформить переход: уведомление, заявление и смена режима налогообложения
Все административные процедуры по смене режима налогообложения — это зона ответственности самого исполнителя. Однако заказчику важно понимать этот процесс, чтобы контролировать ситуацию.
- Регистрация статуса: исполнитель подает в ФНС заявление о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.
- Снятие с учета НПД: в течение одного месяца после регистрации ИП он обязан подать уведомление о прекращении деятельности в качестве плательщика НПД. Если этого не сделать, регистрация ИП будет аннулирована.
- Выбор системы налогообложения: при регистрации ИП он может выбрать подходящую систему. Чаще всего это упрощенная система (УСН) «Доходы» или «Доходы минус расходы». Чтобы перейти на УСН, он должен подать заявление о смене режима налогообложения (форма 26.2-1) в течение 30 дней после регистрации. Если он этого не сделает, то автоматически окажется на общей системе (ОСНО), что гораздо сложнее.
Нужно ли заказчику оформлять уведомление о переходе самозанятого на ИП
Это важный момент: нет, заказчик (ваша компания) не подает никаких уведомлений или заявлений в ФНС о том, что ваш исполнитель сменил статус. Ваша задача — внутренняя:
- Запросить у исполнителя подтверждающие документы о регистрации ИП.
- Проверить его новый статус через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» по ИНН.
- Обновить внутренние документы и систему учета для работы с ним как с индивидуальным предпринимателем.
Как перестроить выплаты: от чека НПД к банковскому расчету с ИП
Процесс оплаты меняется кардинально. Со сменой режима налогообложения все должно быть строже.
- Прекратите платить по-старому. Никаких переводов на личную карту и оплат через СБП, если они не привязаны к расчетному счету ИП.
- Перейдите на безналичный расчет. Оплата должна производиться исключительно на расчетный счет индивидуального предпринимателя, указанный в договоре и счете.
- Обновите реквизиты. Внесите новые банковские реквизиты ИП во все ваши учетные системы (1С, CRM и т.д.).
- Правильно указывайте назначение платежа. В платежном поручении обязательно пропишите: «Оплата по договору №… от… за…».
Риски при неправильной оплате бывшему самозанятому
Если вы оплатили услуги уже зарегистрированному индивидуальному предпринимателю, а в качестве подтверждения получили чек НПД, этот чек будет недействительным. Для ФНС такая операция будет выглядеть как выплата обычному физлицу без статуса самозанятого, а это грозит доначислением НДФЛ и страховых взносов. Важна не дата оплаты, а дата, когда была оказана услуга. Если она была оказана, когда исполнитель был самозанятым, а оплата пришла, когда он уже стал ИП, принимать нужно чек НПД. И наоборот.
Как Наймикс автоматически адаптирует документооборот при смене статуса
Уведомление о смене режима налогообложения входит в обязанности исполнителя. Вам придется вручную отслеживать статус каждого работника, перезаключать договора и менять реквизиты. Это трудоемкий процесс, особенно если у вас десятки фрилансеров. Цифровые платформы, такие как Наймикс, автоматизируют эту рутину и снимают с вас риски.
Если переход с самозанятого на ИП по УСН происходит на платформе Наймикс, процесс выглядит так:
Если переход с самозанятого на ИП по УСН происходит на платформе Наймикс, процесс выглядит так:
- Исполнитель меняет свой статус в личном кабинете. Он указывает новые данные и загружает подтверждающие документы.
- Наймикс автоматически проверяет его статус по базам ФНС.
- Платформа генерирует новый договор для работы с ним как с ИП и предлагает вам его подписать.
- Все последующие акты и документы формируются уже по новому шаблону.
- Система автоматически направляет выплаты на его новый расчетный счет предпринимателя.
Ответы на популярные вопросы
Когда самозанятый переходит на ИП?
Обычно это происходит, когда его годовой доход приближается к лимиту в 2,4 млн рублей, или когда он хочет нанять сотрудников или заняться деятельностью, запрещенной для НПД (например, перепродажей товаров).
Нужно ли перезаключать договор, если самозанятый стал ИП?
Да, обязательно. У вас меняется контрагент: был — самозанятый, стал — индивидуальный предприниматель. Нужно заключить новый договор или дополнительное соглашение, где будут указаны его новые реквизиты и статус.
Какие риски для компании несет смена налогового режима самозанятого?
Основной риск — продолжить работать с ним по старой схеме. Это может привести к тому, что ФНС не примет ваши расходы к учету и доначислит налоги и страховые взносы.
Что нужно сделать компании в первую очередь, если самозанятый стал ИП?
Запросить у него выписку из ЕГРИП, подтверждающую регистрацию, и заключить с ним новый договор как с индивидуальным предпринимателем.
Будьте готовы к изменениям — это нормально. Переход вашего исполнителя со статуса самозанятого на ИП — это не проблема, а признак его профессионального роста. Для вас, как для заказчика, это означает лишь необходимость своевременно отреагировать: обновить документы, перестроить систему выплат и убедиться в легальности нового формата сотрудничества.
Главное — не пускать ситуацию на самотек. Проактивный подход и использование современных инструментов автоматизации помогут вам избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
Работайте с любыми исполнителями — самозанятыми или индивидуальный предприниматель — безопасно и без рутины. Подключитесь к Наймикс и автоматизируйте весь документооборот, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на администрировании.
Главное — не пускать ситуацию на самотек. Проактивный подход и использование современных инструментов автоматизации помогут вам избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.
Работайте с любыми исполнителями — самозанятыми или индивидуальный предприниматель — безопасно и без рутины. Подключитесь к Наймикс и автоматизируйте весь документооборот, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на администрировании.
Оставить заявку
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию
Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных