Работа с самозанятыми и персональные данные: что требует закон и как оставаться в рамках 152-ФЗ

Чем это грозит? Серьезными штрафами от Роскомнадзора, если не соблюдать установленные правила. Аргумент "я ведь просто плачу по чеку" здесь не работает. Цель этой статьи — помочь бизнесу легально организовать процесс с самозанятыми в области обработки данных, избежать санкций и использовать преимущества платформ для автоматизации.

Именно так. С точки зрения закона, самозанятый — это в первую очередь гражданин. Следовательно, вся информация, которую вы собираете и которая способствует его идентификации, попадает под определение персональных данных и обязывает вас производить их обработку в соответствии с законодательством.

• ФИО, дата и место рождения.
• ИНН. Несмотря на споры, судебная практика и позиция Роскомнадзора однозначны: ИНН — это ПДн, так как помогает идентифицировать конкретного гражданина.
• Паспортные данные, СНИЛС.
• Контактная информация: номер телефона, e-mail.
• Банковские реквизиты, номер карты.

По сути, любой документ или набор сведений, который используется для заключения договора и проведения оплаты, содержит ПДн.

Этот вопрос — "серая зона" для многих. Закон (ФЗ-152, ст. 6) дает "зеленый свет" на обработку информации без согласия, если это делается для выполнения договора.

Представьте, что у вас есть "ключ" (сведения самозанятого), который подходит только к одному "замку" (исполнение текущего договора и оплата).

• Использовать ключ по назначению (согласие не нужно): вы взяли ФИО и ИНН, открыли "замок" — то есть оплатили работу, — и на этом все закончилось.
• Использовать ключ для других целей (нужно согласие): вы решили сделать дубликат "ключа" (сохранить сведения в свою HR-базу), отдать его соседу (передать партнерам) или попробовать открыть им другую дверь (использовать для маркетинга). Все эти действия требуют отдельного разрешения.

Учитывая, что неправомерное использование "ключа" может стоить вам до 300 000 рублей по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ за каждую попытку, всегда лучше заранее получить от самозанятых письменное согласие на обработку персональных данных.

Чтобы работа с ПДн была легальной, подготовьте документы.

Это главная бумага, подтверждающая, что субъект (исполнитель) добровольно разрешил вам обрабатывать его информацию. В нем укажите:

• информацию об операторе (вашей компании);
• ФИО и паспортные данные субъекта;
• цели обработки (например, «для заключения и исполнения договора возмездного оказания услуг, ведения учета и проведения расчетов»);
• перечень обрабатываемой информации (ФИО, ИНН, реквизиты и т.д.);
• перечень действий со сведениями (сбор, хранение, передача, удаление);
• срок действия согласия и порядок его отзыва.

Согласие может быть в виде отдельного документа или включено в текст договора.

Помимо получения согласия от субъекта, на компанию-оператора возлагаются еще две ключевые обязанности в сфере работы с персональными данными.

Во-первых, разработка и публикация Политики обработки ПДн. Этот документ должен находиться в публичном доступе, как правило, на официальном сайте организации. В нем закрепляются общие принципы и регламенты работы с персональными реквизитами. Настоятельно рекомендуется предусмотреть в Политике отдельный раздел, детализирующий порядок обработки информации, получаемой от физических лиц-исполнителей, включая самозанятых.

Во-вторых, направление уведомления в Роскомнадзор. До момента начала действительной обработки персональных сведений компания обязана информировать об этом уполномоченный орган — Роскомнадзор. Уведомление об обработке персональных данных подается в электронной форме через портал ведомства. Такое требование универсально и не зависит от статуса физического лица, будь то самозанятый или иной исполнитель.

Ручное оформление этих документов, особенно при работе с десятками фрилансеров — это сложная и рутинная задача. Платформа Наймикс изначально спроектирована так, чтобы автоматизировать этот процесс и защитить заказчика.

Безусловно. В правовом поле самозанятый рассматривается как физическое лицо, следовательно, любые сведения, позволяющие установить его личность, квалифицируются как персональные сведения.

Несмотря на то что законодательство позволяет обрабатывать данные без отдельного письменного согласия для исполнения договорных обязательств, наиболее безопасной и юридически осмотрительной практикой является получение такого согласия. Это особенно актуально в случаях, когда информация об исполнителе сохраняется в базе компании после завершения проекта.

Именно так. Прозрачность — это ключевое условие. Ваш исполнитель должен четко понимать всю цепочку: кто запрашивает его сведения, с какой целью и как они будут использоваться. Стандартный механизм для этого — комбинация из двух документов: общедоступной политики конфиденциальности на сайте и подробного текста согласия, который он подписывает.

Да, можно. Для стандартного оформления договора и оплаты услуг, как правило, хватает ФИО и ИНН. Запрос паспортных реквизитов оправдан только для целей дополнительной верификации и часто является излишним.

Даже если вы привлекаете исполнителей на разовые задачи, вы должны обрабатывать их данные в строгом соответствии с требованиями 152-ФЗ. Это включает получение согласия, публикацию политики и уведомление Роскомнадзора.

Чтобы избежать штрафов и не утонуть в бумажной работе, доверьте этот процесс современным технологиям. Платформы автоматизируют сбор согласий и обеспечивают безопасное хранение данных, позволяя вам сосредоточиться на бизнесе.

Подключитесь к Наймикс и автоматизируйте документооборот с самозанятыми, включая соблюдение требований 152-ФЗ, без лишних проблем и рисков.