Можно ли работать с самозанятым без договора: законность и подводные камни

Краткий ответ: да, в некоторых случаях закон это допускает. Однако, с точки зрения практики и безопасности для любого бизнеса ответ будет отрицательным: делать этого не следует. Отсутствие письменного документа — это игра в рулетку, где на кону стоят ваши деньги, время и репутация. Давайте разберемся в юридических тонкостях и выясним, какие подводные камни скрываются за, казалось бы, безобидным желанием упростить документооборот.

С точки зрения закона, самозанятый — это обычное физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим (НПД). Взаимодействие с ним регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым. Именно в ГК РФ и кроется ответ на наш вопрос.

Статьи 161 и 162 ГК РФ разрешают заключать сделки в устной форме, если их сумма не превышает 10 000 рублей. Однако для сделок между юридическим и физическим лицом (которым и является самозанятый) действует другое правило: письменный вид обязателен, если это не сделка, исполняемая немедленно при ее совершении.

Важно понимать: «устная форма» не означает полное отсутствие контракта. Договор — это само соглашение об условиях (что сделать, в какой срок, за какую цену). Просто он не зафиксирована на бумаге. Доказательством такой сделки могут служить переписка, оплата и чек от самозанятого. Но насколько эти доказательства будут убедительны для контролирующих органов — большой вопрос.

Налоговая служба (ФНС) в первую очередь следит за налогами. Для нее главные документы, подтверждающие расход компании на услуги самозанятого, — это чек, сформированный в приложении «Мой налог», и факт оплаты. ФНС редко запрашивает сам контракт, если сумма операции выглядит разумной и не вызывает подозрений.

Однако бизнес проверяет не только ФНС. Есть еще Трудовая инспекция, Социальный фонд России (СФР) и суды. Именно они в случае спора или проверки будут тщательно изучать характер ваших отношений с исполнителем. И вот здесь отсутствие письменного договора ГПХ становится для компании бомбой замедленного действия. Без него доказать, что вы не пытались подменить трудовые отношения гражданско-правовыми, будет практически невозможно. В итоге самозанятый может оказывать услуги без договора, но риски для заказчика непропорционально высоки.

«Сэкономим время на документах» — эта мысль может стоить компании очень дорого. Вот три главные угрозы, возникающие из-за самозанятых, которые работают без договора.

Это самый серьезный риск. 
Если самозанятый исполнитель обратится в суд или Трудовую инспекцию, а у вас не будет письменного договора ГПХ, доказывающего гражданско-правовой характер отношений, их могут признать трудовыми.

Последствия для работодателя:

• Доначисление налогов и взносов: придется заплатить НДФЛ (13%) и страховые взносы (около 30%) со всех выплаченных сумм за весь период сотрудничества.
• Штрафы: за нарушение трудового законодательства и неуплату налогов.
• Обязательства по ТК РФ: выплата отпускных, больничных, компенсаций.

Без контракта суд будет оценивать косвенные признаки: регулярность выплат, подчинение внутреннему распорядку, предоставление рабочего места. И скорее всего, решение будет не в пользу компании.

Для компаний на общей системе налогообложения (ОСНО) расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Чек от самозанятого подтверждает оплату, но не раскрывает суть и объем оказанных услуг.

Налоговый инспектор при проверке может посчитать расходы на самозанятого, которым была осуществлена работа без договора, необоснованными и исключить их из расчета налога на прибыль. Результат — доначисление налога, пени и штрафы.

Письменное соглашение — это ваш главный юридический щит. Без него вы не сможете доказать:

• суть и объем работ: что именно вы заказали и что получили;
• сроки исполнения: когда работа должна была быть выполнена;
• требования к качеству: каким критериям должен соответствовать результат;
• конфиденциальность: исполнитель не обязан хранить вашу коммерческую тайну;
• ответственность сторон: что будет, если исполнитель сорвет сроки или выполнит работу некачественно.

Любой спор, аудит или даже внутренний контроль превратятся в серьезную проблему, если единственное доказательство вашей сделки — это строчка в банковской выписке.

Позиция контролирующих органов однозначна: они смотрят на суть отношений, а не на формальное наличие или отсутствие бумаг. ФНС в своих письмах неоднократно подчеркивала, что для учета расходов чек является обязательным, но не всегда достаточным документом. Судебная практика также показывает, что при переквалификации отношений в трудовые, суды уделяют огромное внимание наличию соглашения ГПХ. Если его нет, презумпция трудовых отношений становится гораздо сильнее. Вопрос «могут ли самозанятые работать без договора?» для суда часто звучит как «признает ли компания, что пыталась скрыть трудовые отношения?».

Чтобы обезопасить свой бизнес, не нужно усложнять жизнь и гадать, может ли самозанятый оказывать услуги без договора. Достаточно соблюдать «цифровую гигиену» и использовать простые, но надежные инструменты.

1. Заключайте договор всегда. Даже на самую небольшую сумму. Это не обязательно должен быть многостраничный документ. Для типовых задач отлично подойдет договор-оферта.
2. Используйте акты. Подписывайте акт выполненных работ после каждого этапа или по итогу оказания услуги. Это финальное подтверждение, что у сторон нет претензий друг к другу.
3. Автоматизируйте процесс. Чтобы заключение договоров и актов не превращалось в рутину, используйте платформы для работы с исполнителями, такие как Наймикс.

Сервис Наймикс позволяет в несколько кликов создать юридически грамотный договор-оферту, который исполнитель принимает онлайн. Акты также формируются и подписываются электронно, а все документы надежно хранятся в личном кабинете. Это снимает 99% рисков, не требуя от вас никаких усилий.

Основные риски: переквалификация отношений в трудовые с доначислением налогов и штрафов, отказ ФНС в учете расходов, невозможность доказать свою правоту в суде при возникновении споров.

Формально Гражданский кодекс допускает устные сделки, но на практике любая оплата от юридического лица самозанятому без письменного соглашения — это риск. Безопасной суммы не существует.

Финансовыми потерями (штрафы, доначисления), юридическими спорами и репутационным ущербом.

Да, настоятельно рекомендуется. Письменный контракт — это главный документ, защищающий интересы вашего бизнеса.