Блог
→
Для бизнеса
→
Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) в ФНС: полное руководство для бизнеса

Переход на электронный документооборот (ЭДО) стал нормой для современного бизнеса. Однако он принес с собой новые правила и термины, в которых легко запутаться. Один из таких терминов — МЧД, или машиночитаемая доверенность. С 2023 года этот инструмент стал обязательным во многих бизнес-процессах, особенно при взаимодействии с государственными органами. Но нужна ли такая доверенность абсолютно всем? Как ее оформить и где использовать? Давайте разберемся, что это за документ, кому он необходим, а кто может спокойно работать без него.

Что такое МЧД и зачем она нужна бизнесу

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой эквивалент классической бумажной доверенности, оформленный в XML-структуре с данными о компании-доверителе, уполномоченном специалисте и его правах. Основная особенность — заверение усиленной квалифицированной ЭЦП (УКЭП) от лица руководства фирмы.

По сути, это удобный электронный пропуск, позволяющий сотруднику законно ставить свою УКЭП на документы компании в системах ЭДО. Создать МЧД можно бесплатно через онлайн-сервис ФНС без визита в инспекцию.

Чем МЧД отличается от бумажной доверенности и старых форматов ЭП

Раньше существовало две практики:

Ранее сотрудник подписывал документ своей электронной подписью, но для подтверждения полномочий к каждому электронному файлу обязательно прилагался скан бумажной доверенности. Такой подход создавал дополнительную сложность и неудобство при работе с электронным документооборотом.
«Дубликат» ключа директора. Сотруднику (например, главному бухгалтеру) выдавали электронную подпись, оформленную на руководителя. Это было рискованно с точки зрения безопасности и юридически некорректно.

Электронная доверенность решает обе эти проблемы. Теперь сотрудник использует свою личную УКЭП физического лица, а его право действовать от имени компании подтверждается отдельным электронным файлом — МЧД. Все участники ЭДО могут автоматически проверить полномочия подписанта, обратившись к единому реестру.

Кому обязательно оформлять МЧД

Машиночитаемая доверенность требуется в ситуациях, когда сотрудник должен применять свою усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для заверения документов от имени компании.

Обязательна:

для сдачи отчетности в ФНС, СФР и другие госорганы. Если отчетность подписывает не директор, а, например, главный бухгалтер, ему нужна МЧД;
для участия в электронных торгах. На большинстве площадок требуется подтверждение полномочий представителя через МЧД;
для работы в системах ЭДО с контрагентами. При обмене счетами-фактурами, УПД и другими юридически значимыми документами, подписанными УКЭП сотрудника.

Не требуется:

Если все документы подписывает лично руководитель. Он использует свою УКЭП юридического лица, и доверенность ему не нужна.
Если документооборот ведется с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Например, на цифровых платформах, как Наймикс, где документы (договоры, акты) подписываются через подтверждение в личном кабинете и СМС-код.

Таким образом, если ваша компания планирует создать МЧД, сначала определите, в каких процессах она будет использоваться.

Как создать МЧД на сайте ФНС: пошаговая инструкция

Оформить файл возможно бесплатно через онлайн-инструмент на сайте ФНС. Процесс состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Получите УКЭП для сотрудника

Уполномоченному специалисту обязательно нужна его индивидуальная усиленная квалифицированная электронная подпись в качестве физлица. Её выдаёт любой сертифицированный удостоверяющий центр. У руководителя организации уже должна быть УКЭП юрлица, полученная в УЦ ФНС.

Шаг 2. Сформируйте МЧД в сервисе ФНС

Зайдите в раздел «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на портале налоговой службы. Заполните предложенную форму:

Данные о доверителе (вашей организации).
Данные о представителе (сотруднике).
Срок действия доверенности.
Полномочия (можно выбрать из классификатора или ввести вручную).

После заполнения сервис сформирует XML-файл доверенности.

Шаг 3. Подпишите МЧД УКЭП руководителя и загрузите в реестр

Сформированный XML-файл должен подписать руководитель своей УКЭП юридического лица. После этого доверенность автоматически регистрируется в распределенном реестре МЧД ФНС и ей присваивается уникальный номер.

Где хранить МЧД и как ее использовать в документообороте

Хранить электронные МЧД можно в нескольких местах:

в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
в системе оператора ЭДО;
в аккредитованном удостоверяющем центре;
в собственной информационной системе компании.

Использовать МЧД в документообороте можно двумя способами:

Прикреплять файл к каждому подписываемому документу.
Указывать только номер из реестра в данных о подписи. Система контрагента автоматически обратится к реестру и проверит полномочия. Второй способ удобнее и становится стандартом.

Почему при работе с Наймикс МЧД не требуется

Кажется, что машиночитаемая доверенность — это сложно и затратно: нужно получить УКЭП, разобраться в сервисах, следить за сроками. Но для многих задач, особенно при работе с внештатными исполнителями, такая сложность избыточна.

На платформе Наймикс весь документооборот (договоры-оферты, акты выполненных работ) осуществляется с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Согласно закону об Электронной подписи, подписание документа путем проставления галочки и ввода кода из СМС в личном кабинете является законным и юридически значимым.

Это означает, что для работы на Наймикс:

не нужно оформлять МЧД;
не нужно получать УКЭП ни заказчику, ни исполнителю;
не нужно регистрировать ничего в реестрах.

Платформа берет на себя всю техническую и юридическую часть, обеспечивая легитимность документооборота. Это экономит время, деньги и снижает риски для компаний, которые активно привлекают фрилансеров, самозанятых и других внештатных исполнителей. Если вам нужна машиночитаемая доверенность для отчетности — вы ее оформляете на сайте ФНС или операторов ЭДО. Но для операционной работы с исполнителями она не нужна.

Ответы на популярные вопросы

Как сделать МЧД самостоятельно?

Вы можете создать такой файл бесплатно через сервис на официальном сайте ФНС, следуя пошаговой инструкции, описанной в этой статье.

Можно ли выпустить МЧД без ЭЦП?

Нет, для формирования и заверения МЧД потребуются две усиленные квалифицированные электронные подписи: одна — у директора (чтобы подписать доверенность), вторая — у работника (для дальнейшего подписания корпоративных документов).

Как сделать машиночитаемую доверенность в ФНС?

Откройте сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», внесите данные во все поля, сохраните XML-файл, заверьте его электронной подписью руководителя и верните на портал для внесения в реестр.

Чем отличается машиночитаемая доверенность от обычной?

Войдите в сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме», укажите все необходимые данные, экспортируйте XML-файл, подпишите его квалифицированной ЭЦП руководителя и отправьте обратно для фиксации в реестре.

Машиночитаемая доверенность — это важный и необходимый инструмент для современного бизнеса, но не универсальный. Ее использование оправдано и обязательно, если вы работаете с госорганами, участвуете в торгах или обмениваетесь документами, требующими УКЭП, в традиционных системах ЭДО.

Однако для многих повседневных задач, таких как наем внештатных исполнителей, МЧД — это избыточная сложность. Цифровые платформы, как Наймикс, предлагают более простое и элегантное решение, используя юридически значимую простую электронную подпись. Это позволяет бизнесу сосредоточиться на задачах, а не на администрировании.

Упростите взаимодействие с исполнителями — подключитесь к Наймикс и работайте без лишней бумажной волокиты и сложных электронных доверенностей.

Оставить заявку

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию

Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных