Как заказчику работать с чеками самозанятых: пошаговая инструкция

Чек от самозанятого — это единственный официальный фискальный документ, который подтверждает получение им дохода от оказанной услуги или выполненной работы. Он формируется исполнителем в специальном приложении ФНС «Мой налог» и заменяет собой кассовый документ, который выдают организации и ИП.

Почему для заказчика так важно получить этот документ?

1. Подтверждение расходов. Это ваше основание для того, чтобы учесть выплату самозанятому в расходах и уменьшить налогооблагаемую базу (например, при УСН «Доходы минус расходы»). Без справки, подтверждающей операцию, выплата будет считаться просто переводом физическому лицу, с которого нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
2. Доказательство отсутствия трудовых отношений. Регулярное получение справки о произведенном расчете подтверждает, что вы работаете с исполнителем в рамках гражданско-правовых, а не трудовых отношений.
3. Защита от претензий ФНС. Наличие фискального документа доказывает, что самозанятый задекларировал свой доход, а значит, у налоговой не будет вопросов к вам как к источнику этой выплаты.

Поэтому перед тем, как проверить чек самозанятого, его сначала нужно правильно принять.

Процесс формирования и передачи максимально упрощен. Вся работа происходит в приложении «Мой налог», что удобно для исполнителя.
Как самозанятый формирует закрывающий документ:

1. После получения оплаты от заказчика исполнитель заходит в приложение «Мой налог».
2. Нажимает «Новая продажа», указывает наименование услуги или товара, его стоимость.
3. Выбирает, от кого получен доход — от физического или юридического лица/ИП. При работе с юрлицом он должен указать ИНН и наименование вашей организации.
4. Нажимает кнопку «Выдать чек». Документ сформирован.

Как заказчик получает чек:
После того как справка о произведенном расчете сформирована, самозанятый обязан передать ее вам. По закону он должен сделать это в момент расчета. Зависит от договоренностей, как вы получите чек от самозанятого, но есть несколько стандартных способов:

• На электронную почту: исполнитель отправляет вам PDF-файл.
• В мессенджер: может прислать ссылку или тот же PDF-файл.
• QR-код: показать вам QR-код на экране своего смартфона, который вы можете отсканировать.
• Распечатанная квитанция: менее распространенный, но возможный вариант.

Получив документ, не спешите сразу его проводить и архивировать. Обязательно выполните проверку. Это простая процедура, которая обезопасит вашу компанию.

Проверка на сайте ФНС:
Самый надежный способ при работе с чеками самозанятых — проверить его через официальный онлайн-сервис налоговой.

1. Перейдите на сайт ФНС для проверки.
2. Введите данные из полученного документа: дату, ИНН самозанятого и номер (указан внизу).
3. Если он подлинный, система покажет его статус «Чек фискализирован».

Что делать, если чек не проходит проверку?

• Ошибки в реквизитах: возможно, вы или исполнитель допустили опечатку при вводе данных.
• Аннулирование: исполнитель мог отозвать справку о произведенном расчете. В этом случае нужно связаться с ним и выяснить причину.
• “Подделка”: к сожалению, такое тоже возможно. Если вы не можете проверить документ, он не имеет юридической силы.

В целом, сотрудничество требует внимательности. Если возникли проблемы, сразу же свяжитесь с исполнителем для их решения, например, попросите самозанятого исправить чек.

Человеческий фактор никто не отменял. Исполнитель может ошибиться в наименовании услуги, дате или, что самое важное, в сумме. Как исправить чек самозанятого? У вас как у заказчика нет такой возможности. Все исправления должен вносить сам исполнитель.

Пошаговая инструкция для исправления:

1. Сообщите об ошибке самозанятому. Четко укажите, что именно указано неверно (например, сумма).
2. Исполнитель должен удалить старую справку о произведенном расчете. В приложении «Мой налог» есть функция аннулирования. Причиной можно указать «Возврат средств» или «Корректировка».
3. Самозанятый должен сформировать новую, правильную квитанцию. После этого он должен снова отправить ее вам.

Что делать, если вы уже успели провести ошибочный документ в своей бухгалтерии?
В этом случае вам также нужно будет сделать корректировку в своей учетной системе на основании аннулированного документа и провести новый, правильный. Важно сохранить переписку с исполнителем, где вы просите его исправить сумму в чеке самозанятого, — это будет дополнительным подтверждением для ФНС.

В современных версиях 1С есть функционал для работы с самозанятыми. Обычно это делается через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт, УПД)». Фискальный документ прикрепляется как скан-копия и является основанием для отражения расхода.

Самый надежный способ — через специальный сервис на официальном сайте ФНС по ИНН исполнителя, дате и номеру.

Только сам самозанятый может это сделать. Он должен аннулировать неверный документ в приложении «Мой налог» и сформировать новый, правильный.

Да, это первичный учетный документ, подтверждающий расходы. Его надо провести в программе и хранить (в электронном или бумажном виде) на случай налоговой проверки.

Закрывающий документ от самозанятого — это не просто формальность, а главный документ, подтверждающий вашу оплату и способствующий законному учету расходов. Его необходимо получать, проверять и хранить. Четкое и отлаженное взаимодействие с исполнителем по вопросам документооборота избавляет от ошибок, лишней работы для бухгалтерии и возможных проблем с ФНС.

Чтобы полностью автоматизировать этот процесс — от поиска исполнителей до выплат и получения закрывающих документов, — компании чаще используют специализированные платформы. Наймикс берет на себя рутину по работе с закрывающими документами от самозанятых: автоматически проверяет их и предоставляет в личном кабинете, гарантируя, что каждый расчет будет оформлен правильно и вовремя. Это помогает сосредоточиться на бизнесе, а не на бумажной работе.