Акт приемки работ: как система сама формирует и отправляет документ
Пока конкуренты тратят часы на согласование бумажных документов, вы можете закрывать сделки за минуты. Автоматизация документооборота — это уже не уникальное преимущество, а необходимость. Прежде всего это касается взаимодействия с удаленными исполнителями, когда отправка и подписание бумаг превращается в трудозатратный квест. Сегодня расскажем, как электронный акт выполненных работ помогает легально и быстро оформлять приемку услуг, избавляя от рутины, ошибок и лишних расходов.
Почему бумажные акты — устаревший и затратный способ
Процедура подписания бумажного подтверждения выполнения работ с фрилансером или подрядчиком знакома всем бухгалтерам и менеджерам. Это цепочка действий, на каждом из которых можно потерять время, деньги и нервы. Данный способ активирования не только отнимает ресурсы, но и несет в себе риски, напрямую влияющие на финансовый результат компании.
Сколько времени уходит на один акт
Давайте посчитаем. Чтобы закрыть одну-единственную услугу с одним исполнителем, нужно:
- Заполнить шаблон в Word или Excel, внимательно перепроверив все реквизиты и суммы.
- Отправить документ на согласование исполнителю.
- Дождаться, пока контрагент его распечатает, подпишет и отсканирует.
- Получить скан, проверить подпись и отправить на утверждение своему руководителю.
- Отправить заверенный скан исполнителю.
- Организовать обмен оригиналами по почте или курьером.
- Получить свой экземпляр и сдать его в архив.
Ошибки, которые задерживают оплату
Человеческий фактор — главный враг ручного документооборота. Одна опечатка в ИНН или названии услуги приведет к тому, что ФНС не примет акт выполненных работ в электронном виде к учету. Распространенные ошибки:
- несоответствие данных в договоре и документе о приемке работ;
- неверная дата или сумма;
- потеря документа при пересылке;
- некорректный формат акта, не утвержденный учетной политикой.
Неудобно для удаленных сотрудников и фрилансеров
В эпоху удаленной работы и распределенных команд единственным разумным решением становится акт выполненных работ как электронный документ. Заставлять фрилансера из другого города искать принтер, сканер и идти на почту — значит создавать барьер для совместной работы. Это также важно для компаний, которые нанимают работников через онлайн-платформы.
Что такое электронный акт выполненных работ и можно ли ему доверять
Электронный документооборот (ЭДО) — это законный, безопасный и комфортный способ обмена документами. Это не только сканы, отправленные по email, а полноценная юридическая процедура.
Юридическая сила электронного акта
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», документ, подписанный простой электронной подписью (ПЭП), равнозначен бумажному аналогу с собственноручной подписью. Это значит, что электронный акт о приемке выполненных работ имеет полную юридическую силу и может быть представлен в налоговую инспекцию или суд.
Когда можно использовать электронный акт
Цифровой формат подходит для оформления приемки работ или услуг при заключении договоров ГПХ. Вы можете использовать его для взаимодействия с:
- физическими лицами (без специального статуса);
- самозанятыми (плательщиками НПД);
- индивидуальными предпринимателями (ИП);
- юридическими лицами (ООО, АО).
Преимущества перед бумажным вариантом
- Скорость: подписание занимает пару минут, а не дней.
- Экономия: вы не тратите деньги на бумагу, печать и курьерскую доставку.
- Безопасность: документ хранится в зашифрованном виде, его нельзя потерять или подделать.
- Экологичность: сокращение использования бумаги — это вклад в сохранение окружающей среды.
- Удобство: вся информация и история подписания доступны в любой момент из любой точки мира.
- Гибкость: интеграция ЭДО в 1С и электронный акт выполненных работ в связке позволяют переносить данные в учетную систему.
Как Наймикс автоматически создает и отправляет акт за вас
Платформа «Наймикс» берет на себя всю рутину, связанную с документооборотом. Процесс приемки работ становится полностью автоматизированным.
- Автоматическое формирование. Как только заказчик подтверждает выполнение работ в системе, «Наймикс» автоматически формирует электронный акт выполненных работ или оказанных услуг на основе данных из договора и задачи. Больше не нужно ничего заполнять вручную.
- Подписание в один клик. Система отправляет уведомления обеим сторонам. Исполнитель и заказчик подписывают документ в личном кабинете с помощью электронной подписи. Весь процесс занимает не больше минуты.
- Интеграция с 1С. После подписания закрывающий документ автоматически передается в вашу 1С, если вы настроили интеграцию. Бухгалтеру не нужно вручную вводить данные — система делает это за него, исключая ошибки.
- Надежное хранение. Все подписанные документы хранятся в защищенном личном кабинете. Вы можете скачать документ о приемке работ в любой момент. Больше никаких пыльных папок и потерянных бумаг.
Ответы на популярные вопросы
В каких случаях можно использовать электронный акт?
Электронное подтверждение выполнения работ можно использовать при оказании любых услуг или выполнении работ по договору ГПХ с физлицами, самозанятыми, ИП и юрлицами.
Можно ли предоставить электронный акт в налоговой инспекции?
Да. По запросу ФНС вы предоставляете электронный документ и файлы с информацией об электронных подписях. Такой налоговый документооборот полностью легален.
Где хранятся акты после подписания?
Все документы надежно хранятся в вашем личном кабинете на платформе «Наймикс». Они доступны 24/7 и защищены от утери.
Имеет ли электронный акт выполненных работ юридическую силу?
Да, если он подписан с использованием электронной подписи в соответствии с ФЗ-63. Он полностью эквивалентен бумажному документу.
Переход на цифровые закрывающие документы — это логичный шаг для любой современной компании. Это не просто удобно — это выгодно. Вы экономите десятки часов рабочего времени, сокращаете расходы, минимизируете риски ошибок и повышаете лояльность исполнителей.
Платформа «Наймикс» делает этот переход максимально простым и безболезненным. Забудьте о рутине — доверьте документооборот умной системе и сосредоточьтесь на развитии вашего бизнеса.
Платформа «Наймикс» делает этот переход максимально простым и безболезненным. Забудьте о рутине — доверьте документооборот умной системе и сосредоточьтесь на развитии вашего бизнеса.
Оставить заявку
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию
Оставляя заявку, вы предоставляете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки персональных данных