Аванс фрилансеру: как правильно его внести в договор и обезопасить компанию

Предоплата — это мощный инструмент мотивации. Получив часть суммы, исполнитель понимает серьезность намерений заказчика и может спокойно погрузиться в проект, не беспокоясь о финансовых вопросах. Для некоторых задач, требующих закупки материалов или сервисов, самозанятому аванс просто необходим.

Однако для компании любая выплата до получения результата — это риск. Фрилансер может сорвать сроки, выполнить работу некачественно или вовсе исчезнуть после получения денег. Чтобы этого не произошло, важно подходить к процессу юридически грамотно. Правильное оформление защищает обе стороны и превращает предварительную оплату из потенциальной проблемы в эффективный рабочий инструмент. Необходимо соблюсти баланс между гражданско-правовыми нормами (договор) и налоговыми требованиями (чек).

Чтобы выплата аванса самозанятому была безопасной и законной, необходимо получить чек от исполнителя. Мы рекомендуем последовательно выполнить три ключевых действия. Пропуск хотя бы одного из них может привести к финансовым и налоговым проблемам.

Договор — это фундамент ваших отношений с исполнителем. Устное соглашение доказать сложнее. Все финансовые условия, включая предоплату, должны быть четко зафиксированы в договоре гражданско-правового характера (ГПХ).

Что обязательно нужно указать в разделе «Порядок расчетов»:

• Сам факт предоплаты. Четко пропишите, что оплата за услугу или работу производится в два или более этапов.
• Размер. Укажите точную сумму в рублях или ее процентное соотношение от общей стоимости заказа (например, «30% от общей суммы договора, что составляет 15 000 рублей»).
• Срок выплаты. Определите дату или событие, после которого вы переводите оплату (например, «в течение 3 рабочих дней с момента подписания договора»).
• Условия возврата. Это ключевой пункт для безопасности компании. Пропишите, в каких случаях и в какие сроки исполнитель обязан вернуть предварительный платеж (например, при невыполнении работы в срок или при одностороннем расторжении договора со стороны исполнителя).

Согласно закону № 422-ФЗ, самозанятый обязан формировать чек на каждое поступление денежных средств, связанных с его профессиональной деятельностью. Предоплата — не исключение. Как только деньги поступили на счет исполнителя, он должен зайти в приложение «Мой налог» и выдать вам фискальный документ, подтверждающий сразу несколько моментов:

1. Законность дохода. Исполнитель задекларировал полученный доход и заплатит с него налог.
2. Возможность учесть расходы. Без чека налоговая служба не признает вашу выплату как расход, связанный с деятельностью компании. Вы не сможете уменьшить на эту сумму налогооблагаемую базу.

Важно: самозанятый должен сформировать чек на аванс в момент получения денег, а не после выполнения всей работы.

Помимо договора и чека, у вас должно быть подтверждение самого факта перевода денег. Лучший способ — безналичный расчет. Банковская выписка или платежное поручение служат неоспоримым доказательством того, что вы выполнили свои финансовые обязательства. В назначении платежа укажите: «Предварительная оплата по договору № [номер] от [дата] за [наименование услуги]».

Да, вернуть предоплату можно, но только если вы заранее позаботились о юридической базе. Для этого необходим грамотно составленный договор с самозанятым, где есть пункт, связанный с авансом, а также прописаны условия возврата. Вы можете направить исполнителю официальную претензию, а в случае отказа — обратиться в суд.

Если же письменного соглашения не было, а деньги переводились «на доверии», вернуть их будет крайне сложно. Вам придется доказывать в суде сам факт договоренностей и то, что платеж был именно предоплатой за неоказанную услугу, а не подарком.

Совет: Для крупных и долгосрочных проектов используйте поэтапную оплату. Разбейте всю работу на несколько логических частей. Выплачивайте небольшую сумму, затем производите промежуточные платежи после сдачи каждого этапа (подписания промежуточного акта) и оставляйте финальную оплату на момент полного завершения и приемки проекта.

Многие компании, особенно те, кто только начинает работать с фрилансерами, допускают одни и те же ошибки. Рассмотрим самые частые из них.

Самая распространенная и опасная ошибка. Заказчик перевел предоплату, исполнитель приступил к работе, и все вроде бы идет хорошо. Но без чека эта выплата для ФНС — просто перевод денег физическому лицу. Вы не сможете включить эту сумму в расходы, а при проверке рискуете получить доначисление налогов и штрафы. 

Переводите самозанятому аванс строго по договору — это не формальность, а ваша защита. «Мы договорились на 50% предоплаты, я перевел». Если эта договоренность не зафиксирована на бумаге, она не имеет силы. Без этого пункта в случае спора будет невозможно доказать, на каких условиях производилась выплата.

Наличный расчет или перевод с карты на карту без четкого назначения платежа — плохая идея. Всегда сохраняйте «цифровой след». Безналичная выплата аванса самозанятому с корректным назначением платежа — это ваше доказательство добросовестности.

Да, обязательно. Закон требует формировать чек на любое поступление средств от профессиональной деятельности, будь то предоплата, промежуточный платеж или финальный расчет.

Чек формируется в момент получения денег. Если оплата была безналичной — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем получения дохода. Но в интересах заказчика получить документ сразу же.

Платить можно, но это крайне рискованно. Без договора у вас не будет никаких правовых инструментов для возврата денег или предъявления претензий по качеству и срокам работы.

Каждый чек, сформированный в приложении «Мой налог», имеет уникальный QR-код. Вы можете отсканировать его камерой смартфона и перейти на сайт ФНС, где будет отображена вся информация о чеке. Это гарантирует его подлинность.

Работа с самозанятыми по предоплате может и должна быть безопасной. Главное — помнить простую формулу: Аванс = Договор + Чек. Всегда заключайте подробный договор ГПХ, где четко прописаны условия предоплаты, и требуйте от исполнителя чек в момент перевода денег. Это защитит вашу компанию от финансовых потерь и проблем с налоговой службой.

Чтобы автоматизировать и обезопасить процесс взаимодействия с внештатными исполнителями, используйте специализированные платформы. Начните сотрудничать с внештатными работниками через «Наймикс» — это безопасно и быстро.