Электронный документооборот

Бумажный документооборот на сегодняшний имеет много минусов: долго, трудозатратно, множество людей вовлечено в процесс, неэкологично, относительно дорого и, в целом, неудобно. В особенности если речь идёт о множестве внешних контрагентов.

Данные факторы предопределили стремительное распространение практики обмена электронными документами между компаниями. Механизм ЭДО существенно сокращает время и затраты на подписание соглашений между сторонами, которые создаются в электронном виде и имеют юридическую силу.

Это стало возможно благодаря электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП становятся базовым элементом цифровизации и всё глубже проникают в нашу жизнь. Ее применяют не только юридические, но и физические лица.

Самозанятые исполнители — это контрагенты, с которыми необходимо поддерживать полноценный документооборот. Взаимодействие с ними подразумевает ведение бухгалтерии, наличие подтверждающих сделку документов: договоры, допсоглашения, счета и акты. Процесс делопроизводства некоторых бизнес-процессов предполагает ознакомление и подписание исполнителем дополнительных документов.

И если документооборот между организациями подразумевает относительно умеренный поток документов, то за период сотрудничества c самозанятыми исполнителями может накопиться внушительный пакет документов по каждому заданию. В случае если предприятие имеет значительное количество самозанятых на различных проектах и ведет всё на бумажных носителях, это с высокой вероятностью станет объемным и затратным процессом для ее сотрудников, который повышает риски ошибок и некомплектность документов.

Экономьте на бумаге, курьерах, хранении, рабочем времени своего персонала, лишних проверках. Уменьшите риски, связанные с потерей, человеческими ошибками и штрафами от ФНС.

Простой выпуск электронной подписи

Платформа идентифицирует физическое лицо. Исполнители регистрируются в приложении, а сотрудника зарегистрирует компания. Далее сервис выпускает электронную подпись пользователю. Используя ее, стороны договариваются, что способом подписания документа или подтверждением действия будет считаться СМС-уведомление с кодом, логин и пароль. Исполнителю достаточно иметь только приложение на мобильном телефоне, и компания полностью взаимодействует с ним через ЭДО.

Юридическая значимость

ЭЦП — это цифровой аналог подписи человека. Ее получают путем криптографического преобразования информации. Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют. Она содерждит зашифрованную персональную информацию о владельце и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

Электронное соглашение, подписанное такой подписью, имеет равную юридическую силу с традиционным бумажным вариантом.

Автоматическая генерация любого документа

Генерируются автоматически в программе: договоры, акты, отчеты, инструкции. Механизм создания и подготовки типовых документов в системе основан на шаблонах. Он позволяет автоматически создавать документы различных форматов в несколько кликов. Самозанятым приходят уведомления по всем необходимым подписаниям, платежам, статусам. Количество операций не ограничено.

Интеграция с внутренними системами кадрового учета заказчика

Конечно, есть возможность настроить интеграции по API c внутренними учетными системами компании. Подписанные документы можно автоматически выгружать в 1С.

Документооборот для самозанятых также поможет в повышении лояльность к вашему бренду. Ведь процесс облегчен и для исполнителя: ему не надо ехать к вам в офис, затрачивая ресурсы.

Наймикс – универсальное решение. Если вам нужны дополнительные работники, вы всегда можете найти их в нашей базе самозанятых, которая составляет более 1 млн. человек.

Выберите удобство. Больше не нужно ждать от внештатных исполнителей подписанного акта или чека. Мы решим все задачи электронного документооборота с самозанятыми для заказчика!