В чём преимущества ЭДО и работы с самозанятыми

Документооборот с наёмными исполнителями постепенно оцифровывается. Заказчик и подрядчик могут сотрудничать удаленно. Во избежание проблем с налоговой заказчику необходимо сохранять чеки из приложения «Мой налог» от исполнителя, а также подписанные им акты выполненных работ. Переписка сторон, например, обсуждение макетов, внесение изменений и т. д. обеспечит подлинность заключенных сделок в случае возникновения вопросов у налоговой. Традиционный способ подписания документов в бумажном виде, отправка их по почте требуют времени и денежных средств, включают риски задержки их предоставления, потери и т.д. В целом, бумажный документооборот имеет много очевидных минусов: низкая собираемость первичных документов, долго, дорого, много людей вовлечено в процесс. При этом электронный документооборот значительно упрощает процесс. Это удобный и надежный способ. Однако, недостаточно отправить заказчику фотографию завизированного исполнителем договора или акта выполненных работ. Для обладания юридической силой документы должны содержать электронную подпись. Самозанятые могут использовать 3 варианта электронных подписей (ЭП).

Представляет собой сочетание логина и пароля или код подтверждения SMS, которые поступают на указанный номер телефона, email или в установленное мобильное приложение. Она применяется исключительно внутри защищенных систем специализированных сервисов типа «Мой налог», Госуслуги, электронных площадках и др. Такая разновидность электронной подписи для физлица бесплатна.

Создаётся посредством пары неповторимых наборов символов: ключ подписи и ключ проверки подписи. Для формирования подобного сочетания используются инструменты шифрования и криптографии. Обеспечивается неизменность текста, завизированного такой подписью. Усиленная неквалифицированная подпись применяется при взаимодействии сторон в специализированных сервисах, где не требуется заверения печатью. Физлицо за такую ЭП не платит.

При её генерации задействуются особые инструменты криптографии и шифрования, прошедшие государственную сертификацию. Это единственный вид ЭП, являющийся полным аналогом ручной подписи. Она приобретается исключительно на платной основе в удостоверяющем центре. Данный вид подписи запрещает посторонним лицам изменять защищённый текст, поэтому она часто используется во внешней среде. Для работы с этим видом ЭП пользователю будет необходимо использовать криптоплагин (специальное ПО) на компьютере.

а) обмен документами посредством ЭДО

Процесс выстроен следующим образом:

1. Заказчик проходит регистрацию в необходимом сервисе, становится обладателем усиленной неквалифицированной подписи. Далее он просит исполнителя зарегистрироваться в сервисе.
2. Исполнитель регистрируется и удаленно проходит верификацию, чтобы получить усиленную неквалифицированную подпись. Сначала самозанятый загружает фото паспорта в хорошем качестве. Далее алгоритм системы может попросить сделать селфи с паспортом или проговорить определённый текст на видео. После осуществления проверки предоставленных файлов исполнитель получает подпись.
3. Начинается электронный документооборот между заказчиком и самозанятым. Один из них создает документ, подписывает и отправляет его другой стороне.
4. Партнер изучает и подписывает документ в случае отсутствия разногласий с другой стороной.
5. Завизированный партнёрами документ остаётся в личном кабинете и у заказчика, и у исполнителя.

б) обмен документами с помощью онлайн-сервиса ЭДО

В данном случае взаимодействие происходит в экосистеме защищенного сервиса, поэтому исполнителю необходима лишь простая ЭЦП. Чаще всего самозанятому потребуется загрузить в сервис фото паспорта, а также свою фотографию с паспортом и определённым идентификационным признаком (одним из вариантов может быть ФИО и текущая дата, написанные на листе бумаги). Стороны всегда могут найти необходимые документы в сервисе, выгрузить их и распечатать. Если заказчик с самозанятым исполнителем решили обмениваться документами, завизированными простой или неквалифицированной подписью, следует прописать этот момент в договоре или дополнительном соглашении к нему.

в) обмен документами без участия посредников

Этот способ подразумевает отсутствие третьих сторон при ЭДО. Как вариант, можно отправлять друг другу файлы через мессенджеры или по электронной почте. Для этого исполнителю будет необходима усиленная квалифицированная подпись, оформленная заранее.

1. Самозанятый получает квалифицированную подпись и устанавливает на собственный компьютер криптоплагин для подписи файлов.
2. Далее самозанятый создает документ и подписывает его электронной подписью.
3. Документ отправляется заказчику способом, указанным в договоре.
4. После получения документа заказчик удостоверяется в подлинности сертификата электронной подписи. При отсутствии в документе ошибок и разногласий между сторонами, заказчик подписывает документ и отправляет его самозанятому.

Недостатки перечисленных способов:

• часто люди недоверчиво относятся к удалённой процедуре верификации и не желают предоставлять необходимую информацию
• у исполнителя могут отсутствовать необходимые навыки работы с гаджетами, электронной почтой, что вызовет дополнительные трудности при взаимодействии сторон
• подписание документов может затянуться по разным причинам: произошёл технический сбой в работе сервиса, электронное письмо оказалось в папке со спамом и т.д.
• если говорить про усиленную квалифицированную ЭП, то исполнитель может ее приобрести лишь за деньги, самостоятельно посетив удостоверяющий центр. Кроме того, пользователь должен будет купить, установить и настроить специализированное ПО, что также может стать проблемой для исполнителя.

г) сотрудничество заказчиков и исполнителей через Наймикс

Для выхода на заказ самозанятому необходимо пройти полную регистрацию в нашем приложении и предоставить доступ сервису через приложение «Мой налог». Наймикс — официальный партнёр ФНС. Все исполнители, прошедшие процедуру регистрации, уже проверены, имеют электронную подпись и готовы к сотрудничеству посредством ЭДО. Call-центр для исполнителей работает 24/7, поэтому наши специалисты смогут оперативно решить возникшую проблему. Документооборот полностью осуществляется внутри сервиса. Все документы подписываются и становятся юридически значимыми в один клик: договоры, чеки, акты. Кроме того, при помощи электронной цифровой подписи происходит авторизация, учитывается факт получения и/или ознакомления с уведомлениями любого содержания. Также наш сервис может автоматически отчислять налоги в ФНС за исполнителя, если он сочтёт этот вариант удобным для себя. ЭДО внутри Наймикса позволяет сохранить время и денежные средства и гарантирует прозрачность сделки для обеих сторон, а также её юридическую значимость