Как заказчику законно сотрудничать с самозанятым?

Согласно закону о самозанятых нельзя привлекать бывшего работника к оказанию услуг в случае его увольнения менее 2 лет назад. ФНС автоматически отслеживает все сомнительные ситуации. В случае выявления нарушений Налоговая совместно с Рострудом могут начать проверку бизнеса, в том числе, с проведением допросов. Если нарушения будут подтверждены, бизнесу придется оплатить крупный штраф.

Если у исполнителя нет документального подтверждения статуса самозанятого, бизнес столкнётся с проблемами, так как после перечисления денежных средств физлицу организация становится налоговым агентом исполнителя. Есть два базовых варианта проверки статуса самозанятого:

а) Проверить самозанятого на сайте ФНС по ИНН. Уточняйте статус исполнителя ежемесячно (желательно перед каждой оплатой). Подрядчик лишится статуса самозанятого в случае превышения его дохода 2,4 млн рублей в год. Также мы рекомендуем закрепить в договоре обязательство исполнителя уведомить организацию о смене своего налогового режима. В пункте «Обязанности Исполнителя» (Раздел «Права и обязанности сторон») включите следующее: «В случае снятия Самозанятого с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход, исполнитель обязуется сообщить об этом заказчику в течение трёх календарных дней. В случае возникновения убытков, вызванных невыполнением Исполнителем данного требования настоящего договора, Исполнитель обязуется возместить Заказчику понесённые расходы».

б) Попросить исполнителя сформировать справку о постановке на учёт в мобильном приложении «Мой налог» и предоставить её вам.

в) Третий, наиболее удобный вариант проверки статуса самозанятого и исключения рисков до оплаты ему — использование специальных инструментов, созданных для работы с самозанятыми. Например, при работе с исполнителем в сервисе «Наймикс», этот процесс происходит в автоматическом режиме: проверяется статус исполнителя перед каждым значимым взаимодействием (от первичной регистрации до оплат, подписания актов, договоров и т.д.).

В договоре с ним должны отсутствовать признаки трудовых отношений. В разделе «Обязанности исполнителя» пропишите, что самозанятый обязуется:

• Сам обеспечивать свой труд всем необходимым: спецодеждой, инвентарём и расходниками. Краску для малярных работ предоставляет заказчик, а кисти и спецодежда у специалиста должны быть свои.
• Покрывать расходы на трансфер до объекта, проживание и питание (в случае такой необходимости). Иногда заказчик компенсирует расходы исполнителя, но ФНС может расценить это как признак трудовых отношений.
• Организовать собственное рабочее место и процесс. Он не должен инфраструктурно зависеть от заказчика. Заказчик вправе указать требования к сроку и качеству реализации проекта, но не может контролировать процесс. Во избежание проблем с ФНС желательно заключать отдельные договоры на каждый проект. Также с самозанятым исполнителем можно заключить договор подряда.

Для длительного партнёрства, выполните следующие действия:

1. Включите в условия договора формулировку: «Договор вступает в силу с момента подписания и действует один год. Если по окончании срока действия договора стороны не изъявили желание расторгнуть договор, он считается продлённым еще на один год».
2. Ежемесячно или ежеквартально подписывайте с исполнителем доп. соглашения к договору, в каждом из них указывайте объём работ для подрядчика так, чтобы платежи различались.
3. Осуществите проверку дат, объёмов и сумм в договоре. Также важны следующие моменты:
4. • Дата заключения договора должна быть позже даты регистрации самозанятого.
5. • Дата подписания договора с исполнителем должна быть позже даты подписания договора с клиентом организации, для которого самозанятый будет оказывать услугу. Такое может быть, когда самозанятый является субподрядчиком.
6. • Во всех договорах с исполнителем указаны одинаковые проекты с совпадающими датами начала и окончания.

На допрос в налоговую часто вызывают не только директора организации, но и работников, а также самозанятых. Выясните, приходили ли к ним повестки. Если повестки были получены сотрудниками, обсудите ситуацию вместе, чтобы избежать неприятных последствий для обеих сторон. В системе Наймикс встроены инструменты создания шаблонов договорных конструкций с учётом вышеперечисленных нюансов.

Самозанятый имеет право сотрудничать с несколькими заказчиками. Если же он оказывает услуги только вам, налоговая может счесть этот факт работой, аналогичной трудовым отношениям. В любой момент вы можете оказаться единственным клиентом у данного подрядчика. Например, когда самозанятый выполняет для заказчика крупный объём работы или недавно приступил к поиску клиентов. Тогда для ФНС можно подготовить следующую информацию:

• Аккаунты в соц. сетях с предложением услуг исполнителя
• Сайт-визитка самозанятого
• Аккаунты на сервисах поиска и подбора специалистов и т.д. Мы рекомендуем заключать договор с самозанятым как минимум через пару недель после размещения им объявления или регистрации в соц. сетях. Новичку необходимо время для поиска заказчиков, поэтому это будет выглядеть правдоподобно.

Допустим, ФНС вызывает предпринимателя на допрос или беседу. Руководитель организации должен предоставить счета-фактуры, акты выполненных услуг или приёма-сдачи работ. У ИП, работающих по упрощённой системе налогообложения, могут возникнуть проблемы. Они не обязаны вести бухучёт согласно законодательству, поэтому при проверке им часто им нечего предъявить сотрудникам налоговой, кроме чеков. Есть риск, что налоговая начнет внимательно анализировать платежи, вызовет к себе контрагентов, штатных сотрудников, самозанятых. Возможно, обнаружатся нарушения. Чтобы избежать штрафов, обязуйте самозанятого предоставлять вам счета и акты. Счёт формируется в приложении «Мой налог», акт необходимо распечатать, подписать и предоставить заказчику.

В акте самозанятый фиксирует:

• Перечень оказанных услуг
• Общий объём и стоимость выполненных работ
• Сроки оказания услуг
• Название проекта (в случае выполнения строительных работ – адрес объекта).

Желательно указывать в акте максимально большое количество подробностей, так предпринимателю будет проще обосновать свою правоту. Данный функционал предусмотрен в приложении Наймикс, работает в автоматическом режиме и проходит через систему электронного документооборота с исполнителем.

До оплаты услуг самозанятому, следует проверить аспекты ниже:

• Наличие акта. Каждый перевод денежных средств должен сопровождаться подписанным актом. Единственный акт за всё время сотрудничества с несколькими авансовыми платежами будет выглядеть подозрительно
• Даты подписания договора должна быть раньше даты подписания акта, но соответствовать срокам, оговорённых в условиях.
• Суммарный объём выполненных работ, указанных в акте, должен быть меньше или равен объёму работ в договорах.

В апреле 2022 года ФНС обозначила дополнительные критерии трудовых отношений и обобщила характеристики нелегальных схем в письме территориальным органам. Со ссылкой на постановление Пленума Верховного суда от 29.05.18 № 15 ведомство приводит признаки трудового договора, на которые обращают внимание при проверке:

• За самозанятым закреплено не разовое задание, а трудовая функция, не определён конкретный объем работ
• Договор носит систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года
• В договоре зафиксирована ежемесячная оплата труда, отсутствуют её изменения в течение года
• Работник следует правилам внутреннего трудового распорядка — например, в договоре с ним прописано обязательство присутствовать на рабочем месте (само упоминание «рабочее место» уже недопустимо) в конкретный промежуток времени; при нарушении требований нанимателя предусмотрена дисциплинарная ответственность
• Работник является участником производственной деятельности организации и несёт материальную ответственность. Это значит, что выдать в подотчёт технику для работы или иные ценные вещи самозанятому исполнителю нельзя

Признаки выше могут быть выявлены при проверке документов — договоров, актов, инструкций с исполнителями. Необходимо исключить терминологию, используемую в ТК РФ: самозанятый — это «исполнитель» или «подрядчик», но не «работник» или «сотрудник».

Доказательствами наличия трудовых отношений могут послужить (в совокупности):

• Наличие пропуска на территорию работодателя
• Журнал регистрации прихода-ухода сотрудников
• Расчётные листы о начислении зарплаты
• Графики работы, отпусков, документы о командировках, об обязанностях по обеспечению пожарной безопасности, о полной материальной ответственности
• Документы, подписанные работником: товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза и т.д.

Как мы видим, в сотрудничестве с самозанятыми, присутствуют определенные риски для юридических лиц. В то же время, статус самозанятого исполнителя и его взаимодействия с бизнес заказчиками продиктован процессами в экономике и его целесообразностью. Никто не запрещает сотрудничество между юридическими и физическими лицами по таким договорам. Необходимо лишь делать это правильно, с учетом требований закона, используя разумный подход.

• С этой целью и была создана платформа «Наймикс», чтобы максимально упростить и учесть все нюансы взаимодействия между бизнесом и самозанятыми исполнителями, минимизировать риски и помочь найти друг друга. Да, можно вручную вести документооборот, контролировать все этапы, проверять статусы, документы, акты, поштучно оплачивать работы. А можно сберечь свои время и нервы, наладив автоматический процесс ЭДО через платформу «Наймикс».