Как заказчику законно сотрудничать с самозанятым

Согласно закону о самозанятых нельзя привлекать бывшего работника к оказанию услуг при условии его увольнения менее 2 лет назад. ФНС автоматически отслеживает все сомнительные ситуации. В случае выявления отклонений Налоговая совместно с Рострудом могут инициировать проверку бизнеса, в том числе, с проведением допросов. Если нарушения будут подтверждены, бизнесу придется оплатить крупный штраф.

Если у исполнителя нет документального подтверждения статуса самозанятого, бизнес столкнется с проблемами, так как после перечисления денежных средств физлицу организация становится налоговым агентом исполнителя. Есть три базовых варианта проверки режима плательщика НПД:

а) Проверить самозанятого на сайте ФНС по ИНН. Уточняйте статус исполнителя ежемесячно (желательно перед каждой оплатой). Подрядчик лишится статуса плательщика НПД, если его доход за год превысит 2,4 млн рублей. Также мы рекомендуем закрепить в договоре обязательство работника уведомить организацию о смене своего налогового режима. В пункте «Обязанности Исполнителя» (Раздел «Права и обязанности сторон») включите следующее: «В случае снятия Самозанятого с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход, исполнитель обязуется сообщить об этом заказчику в течение трех календарных дней. В случае возникновения убытков, вызванных невыполнением Исполнителем данного требования настоящего договора, Исполнитель обязуется возместить Заказчику понесенные расходы».

б) Попросить исполнителя самостоятельно сформировать в мобильном приложении «Мой налог» справку о постановке на учет и направить ее вам в электронном виде.

в) Третий, наиболее удобный вариант проверки статуса плательщика НПД и исключения рисков до оплаты ему — использование специальных инструментов, созданных для работы с самозанятыми. Например, при сотрудничестве с исполнителем в сервисе «Наймикс», этот процесс происходит в автоматическом режиме: статус проверяется перед каждым значимым взаимодействием (от первичной регистрации до оплат, подписания актов, договоров и т.д.).

В договоре с ним должны отсутствовать признаки трудовых отношений. В разделе «Обязанности исполнителя» пропишите, что самозанятый должен:

• сам обеспечивать свой труд всем необходимым: спецодеждой, инвентарем и расходниками. Краску для малярных работ предоставляет заказчик, а кисти и спецодежда у специалиста должны быть свои;
• покрывать расходы на трансфер до объекта, проживание и питание (в случае такой необходимости). Иногда заказчик компенсирует расходы исполнителя, но ФНС может расценить это как признак трудовых отношений;
• организовать собственное рабочее место и процесс. Он не должен инфраструктурно зависеть от компании. Заказчик вправе указать требования к сроку и качеству реализации проекта, но не может контролировать процесс. Во избежание проблем с ФНС желательно заключать отдельные договоры на каждый проект. Также с самозанятым исполнителем можно заключить договор подряда.

Для длительного партнерства выполните следующие действия:

1. Включите в условия договора формулировку: «Договор вступает в силу с момента подписания и действует один год. Если по окончании срока действия договора стороны не изъявили желание расторгнуть договор, он считается продленным еще на один год».
2. Ежемесячно или ежеквартально подписывайте с исполнителем доп. соглашения к договору, в каждом из них указывайте объем работ для подрядчика так, чтобы платежи различались.
3. Осуществите проверку дат, объемов и сумм в договоре. Также важны следующие моменты:

• Дата заключения договора должна быть позже даты регистрации самозанятого.
• Дата подписания договора с исполнителем должна быть позже даты подписания договора с клиентом организации, для которого плательщик НПД будет оказывать услугу. Такое может быть, когда самозанятый является субподрядчиком.
• Во всех договорах должны быть указаны одинаковые проекты с совпадающими датами начала и окончания.

На допрос в налоговую часто вызывают не только директора организации, но и работников, а также самозанятых. Выясните, приходили ли к ним повестки. Если повестки были получены сотрудниками, обсудите ситуацию вместе, чтобы избежать неприятных последствий для обеих сторон. В системе Наймикс встроены инструменты создания шаблонов договорных конструкций с учётом вышеперечисленных нюансов.

Самозанятый имеет право сотрудничать с несколькими заказчиками. Если же он оказывает услуги только вам, налоговая может счесть этот факт работой, аналогичной трудовым отношениям. В любой момент вы можете оказаться единственным клиентом у данного подрядчика. Например, когда самозанятый выполняет для заказчика крупный объем работы или недавно приступил к поиску клиентов. Тогда для ФНС можно подготовить следующую информацию:

• аккаунты в соц. сетях с предложением услуг исполнителя;
• сайт-визитка самозанятого;
• аккаунты на сервисах поиска и подбора специалистов и т.д. Мы рекомендуем заключать договор с самозанятым как минимум через пару недель после размещения им объявления или регистрации в соц. сетях.

Допустим, ФНС вызывает предпринимателя на допрос или беседу. Руководитель организации должен предоставить счета-фактуры, акты выполненных услуг или приема-сдачи работ. У ИП, работающих по упрощенной системе налогообложения, могут возникнуть проблемы. Они не обязаны вести бухучет согласно законодательству, поэтому при проверке они не могут предъявить сотрудникам налоговой ничего, кроме чеков. Есть риск, что налоговая начнет внимательно анализировать платежи, вызовет к себе контрагентов, штатных сотрудников, самозанятых. Возможно, обнаружатся нарушения. Чтобы избежать штрафов, обязуйте самозанятого предоставлять вам счета и акты. Счет формируется в приложении «Мой налог», акт необходимо распечатать, подписать и предоставить заказчику.

В акте самозанятый фиксирует:

• перечень оказанных услуг;
• общий объем и стоимость выполненных работ;
• сроки оказания услуг;
• название проекта (в случае выполнения строительных работ – адрес объекта).

Желательно указывать в акте максимально большое количество подробностей, так предпринимателю будет проще обосновать свою правоту. Данный функционал предусмотрен в приложении Наймикс, работает в автоматическом режиме и проходит через систему электронного документооборота с исполнителем.

До оплаты услуг самозанятому, следует проверить аспекты ниже:

• Наличие акта. Каждый перевод денежных средств должен сопровождаться подписанным закрывающим документом. Единственный акт за все время сотрудничества с несколькими авансовыми платежами будет выглядеть подозрительно.
• Дата подписания договора должна быть раньше даты подписания акта, но соответствовать срокам, оговорённым в условиях.
• Суммарный объем выполненных работ, указанных в акте, должен быть меньше или равен объему работ в договорах.

В апреле 2022 года ФНС обозначила дополнительные критерии трудовых отношений и обобщила характеристики нелегальных схем в письме территориальным органам. Со ссылкой на постановление Пленума Верховного суда от 29.05.18 № 15 ведомство приводит признаки трудового договора, на которые обращают внимание при проверке:

• За самозанятым закреплено не разовое задание, а трудовая функция, не определен конкретный объем работ.
• Договор носит систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года.
• В договоре зафиксирована ежемесячная оплата труда, отсутствуют ее изменения в течение года.
• Работник следует правилам внутреннего трудового распорядка — например, в договоре с ним прописано обязательство присутствовать на рабочем месте (само упоминание «рабочее место» уже недопустимо) в конкретный промежуток времени; при нарушении требований нанимателя предусмотрена дисциплинарная ответственность.
• Работник является участником производственной деятельности организации и несет материальную ответственность. Это значит, что выдать в подотчет технику для работы или иные ценные вещи самозанятому исполнителю нельзя.

Признаки выше могут быть выявлены при проверке документов: договоров, актов, инструкций с исполнителями. Необходимо исключить терминологию, используемую в ТК РФ: самозанятый — это «исполнитель» или «подрядчик», но не «работник» или «сотрудник».

Доказательствами наличия трудовых отношений могут послужить (в совокупности):

• наличие пропуска на территорию работодателя;
• журнал регистрации прихода-ухода сотрудников;
• расчетные листы о начислении зарплаты;
• графики работы, отпусков, документы о командировках, об обязанностях по обеспечению пожарной безопасности, о полной материальной ответственности;
• документы, подписанные работником: товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза и т.д.

Как мы видим, в сотрудничестве с самозанятыми присутствуют определенные риски для юридических лиц. В то же время статус самозанятого исполнителя и его взаимодействия с бизнес заказчиками продиктован процессами в экономике и его целесообразностью. Никто не запрещает сотрудничество между юридическими и физическими лицами по таким договорам. Необходимо лишь делать это правильно, с учетом требований закона, используя разумный подход.

• С этой целью и была создана платформа «Наймикс», чтобы максимально упростить и учесть все нюансы взаимодействия между бизнесом и самозанятыми исполнителями, минимизировать риски и помочь найти друг друга. Да, можно вручную вести документооборот, контролировать все этапы, проверять статусы, документы, акты, поштучно оплачивать работы. А можно сберечь свои время и нервы, наладив автоматический процесс ЭДО через платформу «Наймикс».

Сотрудничество с самозанятыми — это гражданско-правовые отношения между заказчиком (компанией или ИП) и физическим лицом, зарегистрированным в статусе плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Такой формат не предполагает трудового договора: исполнитель работает на себя, самостоятельно платит налог и выдаёт чек через приложение «Мой налог» после каждой оказанной услуги. Заказчик при этом не начисляет страховые взносы и не удерживает НДФЛ — это принципиальное отличие от найма штатного сотрудника. Отношения регулируются договором ГПХ, а не Трудовым кодексом.

Главный риск — переквалификация отношений в трудовые. Это происходит, если заказчик фактически управляет режимом работы исполнителя, устанавливает фиксированный график, обеспечивает рабочим местом или регулярно платит одну и ту же сумму вне зависимости от объёма выполненных задач. В таком случае налоговая может признать договор ГПХ трудовым — и тогда компании доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества, плюс штрафы.

Второй риск — превышение лимита дохода самозанятого. Если исполнитель за год заработал более 2,4 млн рублей, он теряет статус плательщика НПД. С этого момента чек, который он выдаёт, не имеет юридической силы, а заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить взносы как с выплат обычному физлицу.

Третий риск — работа с бывшим штатным сотрудником. Закон запрещает самозанятому оказывать услуги работодателю, у которого он трудился в течение последних двух лет.

Да, индивидуальный предприниматель вправе выстраивать сотрудничество с самозанятыми на тех же условиях, что и юридическое лицо. ИП заключает гражданско-правовой договор на оказание услуг, самозанятый выполняет задачу и выдаёт чек — это и есть подтверждение расходов для налогового учёта. Никаких специальных разрешений или особого порядка оформления не требуется. Важно лишь следить за теми же рисками: не допускать признаков трудовых отношений и контролировать, не превысил ли исполнитель годовой лимит дохода по НПД.

Фактически — никаких дополнительных. В этом и состоит основная выгода такого формата: юридическое лицо не является налоговым агентом по отношению к самозанятому, не удерживает НДФЛ и не платит страховой взнос с его вознаграждения. Самозанятый сам рассчитывает и уплачивает налог на профессиональный доход — 6% при работе с юрлицами.

Со стороны компании всё сводится к двум действиям: перечислить оплату по договору и получить чек от исполнителя. Этот чек — единственный документ, подтверждающий расходы, и он автоматически формируется в приложении «Мой налог». Никакой дополнительной отчётности по исполнителю вести не нужно.