Электронный документооборот при трудоустройстве: возможности и перспективы

Электронный документооборот — это метод создания, передачи, обработки, хранения и учета документов в электронном виде. В условиях цифровизации рынка труда ЭДО становится незаменимым инструментом для компаний любого размера. Бумажные процессы уходят в прошлое, уступая место прогрессивным и производительным технологиям. Организация электронного документооборота позволяет оформлять большинство документов, связанных с устройством на работу, от резюме до трудового договора. Это ощутимо упрощает работу HR-служб и сокращает время на оформление новых сотрудников.

Цифровизация изменила кадровое делопроизводство, и сегодня большинство договоров, сопровождающих рабочие отношения, переводят в цифровой вид. Вот некоторые примеры:

• Договоры о найме на работу и дополнительные соглашения к ним переводятся в цифровой формат и подписываются электронными подписями. Это касается как основного трудового договора, так и дополнений, например, об изменении оклада или условий работы.
• Приказы, касающиеся кадровых вопросов (о приеме на работу, предоставлении отпуска, наложении дисциплинарных взысканий и т.д.), также могут быть созданы, подписаны и храниться онлайн.
• Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации или о материальной ответственности.
• Личные карточки сотрудников (Т-2): хотя унифицированный формат Т-2 отменен, компании продолжают использовать его или аналоги. Их также возможно создавать в цифровом виде.
• Все по отпускам — заявления, приказы, графики — могут быть оформлены и храниться электронно.

Обеспечение юридической весомости электронных документов достигается за счет использования электронных подписей (ЭП). Таким образом, "виртуальные бумаги" становятся юридически эквивалентны бумажным с рукописными подписями, что делает возможным полный переход на цифровой формат документооборота при оформлении на работу.

Российское законодательство предусматривает три вида ЭП, используемых в документообороте, которые классифицируются в зависимости от уровня их защищенности и специфики применения:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — базовый вид ЭП. Представляет собой комбинацию логина и пароля, кода из SMS, или другой аналогичной информации, подтверждающей личность подписанта.

• Где используется: для подтверждения регистрации на сайтах или в программах, подписания некоторых видов договоров в интернете, в личных кабинетах банков и т.д.
• Надежность: низкая. ПЭП легко подделать, поэтому она не подходит для подписания контрактов, требующих серьезной степени достоверности.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более защищенная ЭП, чем ПЭП. Создается с помощью криптографических средств и делает возможным подтвердить авторство и целостность документа.

• Где используется: для внутреннего документооборота в компаниях, обмена соглашениями с контрагентами, участия в онлайн торгах и т.д.
• Надежность: средняя. НЭП сложнее подделать, чем ПЭП, но она не несет той же юридической силы, что и квалифицированная ЭП.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП. Создается с помощью криптографических средств и выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. КЭП хранится на специальном носителе (токене).

• Где используется: для подписания документов, требующих повышенной степени достоверности, например, договоров, счетов-фактур, отчетности в государственные органы. Несет ту же юридическую силу, что и документ, подписанный собственноручно.
• Надежность: высокая. КЭП невозможно подделать, и она предоставляет максимальную защиту от мошенничества.

В контексте трудоустройства чаще используются НЭП и КЭП. ПЭП применяется для некоторых внутренних соглашений или для регистрации на корпоративных порталах, но не для подписания юридически значимых документов, таких как трудовой договор.

Использование электронного документооборота кардинально оптимизирует процедуру приема на работу, предоставляя компаниям ощутимые выгоды:

• Ускоренное оформление: подписание и пересылка документов занимают считанные минуты, исключая потребность в физическом присутствии сторон.
• Минимизация ручного труда: системы электронного документооборота (СЭД) берут на себя автоматизацию процессов заполнения и рассылки документации, что существенно снижает вероятность человеческих ошибок.
• Эффективное хранение документации: цифровые архивы обеспечивают простоту хранения, поиска и доступа к файлам.
• Географическая свобода найма: ЭДО устраняет территориальные барьеры, открывая возможности для удаленного трудоустройства специалистов из любых регионов.
• Снижение нагрузки: ЭДО освобождает HR-специалистов и юристов от рутинной работы и бумажной волокиты.

Внедрение ЭДО поможет облегчить некоторые HR-функции, ускоряя процессы найма и адаптации новых сотрудников:

• Договоры и другие соглашения могут быть подписаны за несколько минут, ускоряя процесс трудоустройства.
• Автоматическое заполнение минимизирует вероятность ошибок и опечаток.
• Цифровые “бумаги” легко хранить, находить и управлять ими.

В заключение, условия электронного документооборота прозрачны и понятны для обеих сторон.

Цифровой документооборот охватывает большинство “бумаг”, необходимых при трудоустройстве:

• Согласие на обработку персональных данных.
• Трудовой договор.
• Приказ о приеме на работу.
• Отпускные графики и внутренние распоряжения.

Практика оформления трудовых договоров посредством электронного документооборота становится все более обычной. Рассмотрим основные особенности данного процесса:

1. Юридическая значимость: трудовое соглашение, заверенное квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается юридически равносильным традиционному бумажному договору, что закреплено в статье 22.1 Трудового Кодекса Российской Федерации.

2. Процесс подписания:

• Работодатель подписывает трудовой договор своей КЭП.
• Сотрудник может подписать трудовой договор:
• своей КЭП;
• усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП): применение допустимо при наличии соответствующего положения во внутренних нормативных документах компании;
• в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ трудовой договор, может быть подписан ПЭП, если установление отношений происходит через портал "Работа в России".

3. Какие документы можно оформить через ЭДО:

• Трудовой договор.
• Дополнительные соглашения к трудовому договору.
• Приказы о приеме, переводе, увольнении.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Другие кадровые документы (например, заявления на отпуск).

4. Преимущества использования ЭДО для трудовых договоров:

• Ускорение процесса трудоустройства: нет необходимости встречаться лично для подписания.
• Снижение затрат: экономия на бумаге, печати, доставке и хранении.
• Удобство: необходимые файлы доступны в любое время и из любого места.
• Повышение безопасности: договоры защищены от потери, повреждения и несанкционированного доступа.
• Прозрачность: все этапы документооборота легко отследить.

5. Важные моменты:

• Защита информации требует использования безопасных каналов передачи данных и надежных платформ СЭД.
• Непременным условием для оформления трудового договора посредством ЭДО является предварительное получение от сотрудника согласия на взаимодействие в цифровом формате.
• Согласно нормативным требованиям, трудовые договоры должны храниться работодателем в течение 50 лет.

ЭДО в процессе оформления трудовых отношений — это современное и продуктивное решение, упрощающее наем и повышающее его защищенность. Тем не менее первостепенное значение имеют соблюдение правовых требований и организация надежной системы защиты личных данных сотрудников.

Электронно-цифровой документооборот выгоден как работодателям, так и соискателям:

• Для бизнеса: снижение административной нагрузки, автоматизация процессов, минимизация ошибок, экономия времени и ресурсов.
• Для соискателей: удобство и скорость оформления, старт работы сразу после трудоустройства.
• Для платформ по подбору работы: масштабируемость, безопасность, соответствие 152-ФЗ и другим нормативным актам.

ЭДО — это будущее трудоустройства. Он делает процесс найма плодотворным и прозрачным для всех участников. Внедряя его, компании получают ощутимое преимущество на рынке труда и получают возможность привлекать профессионалов.
Подключите КЭДО от Наймикс — оставьте заявку и мы расскажем подробнее о нашем новом сервисе!

Система работы с документами в цифровом виде.

Да, устроиться на работу без бумажных экземпляров можно. Благодаря развитию ЭДО кадровые процессы большинства компаний перешли на онлайн формат.

Применение ЭДО в большинстве ситуаций избавляет от необходимости дублировать документы на бумажных носителях. В частности, соглашения, заверенные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают той же юридической значимостью, что и их бумажные аналоги с рукописной подписью.

Несмотря на то, ЭДО значительно расширил сферу онлайн-оформления, определенные категории документов все еще нуждаются в традиционном бумажном исполнении или нотариальном удостоверении. К таким исключениям относятся:

• Документы, подлежащие нотариальному заверению, требуют личного присутствия и проставления подписи на бумажном носителе.
• Документы, для которых законодательством установлен бумажный формат: отдельные виды соглашений, согласно действующим правовым нормам, могут быть оформлены исключительно на бумаге. Примерами могут служить листки нетрудоспособности (хотя наблюдается тенденция к их цифровизации, бумажная форма пока сохраняется).

Методы верификации официального получения документа определяются функционалом используемого оператора ЭДО. Среди распространенных способов можно выделить следующие:

• Значительная часть СЭД автоматически генерирует уведомления о доставке, служащие подтверждением получения файла адресатом.
• Отдельные СЭД предлагают опцию отслеживания прочтения, которая удостоверяет факт открытия и ознакомления получателя с соглашением или контрактом.
• В персональном интерфейсе пользователя (личном кабинете) отражается текущий статус всей отправленной и полученной документации, включая данные о времени отправки, получения и подписания соглашения.