Как работать с сотрудником, находящимся за границей

1) Трудовой договор с дистанционным режимом работы

Дистанционный формат подразумевает, что сотрудник выполняет трудовую функцию вне стационарного рабочего места. Удаленный сотрудник сам решает, где он будет выполнять свои обязанности, но при этом находится на связи в рабочее время. С новым сотрудником можно заключить ТД с дистанционным форматом работы, на действующих работников понадобится оформить приказ о переводе на удаленный формат работы или заключить с ними дополнительное соглашение.

2) Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Если с сотрудником уже заключен договор ГПХ, то менять в нем ничего не нужно. Вознаграждение выплачивается сотруднику за конкретный объем работ, выполненных в определенный срок. Сотрудник не привязан к конкретному рабочему месту и графику. поэтому может работать из-за границы. С новым работником также можно заключить Договор ГПХ.

С сотрудником нельзя заключить договор ГПХ, если он регулирует трудовые отношения. Проверяющие органы могут заподозрить подмену трудовых отношений и расценить этот маневр как попытку ухода от уплаты налогов, что повлечет за собой санкции в отношении компании.

Можно заключить договор ГПХ с самозанятым. Самозанятый также имеет право оказывать услуги в удаленном формате, если это возможно в рамках поставленных ему задач.

Однако, нельзя заключать договор ГПХ с самозанятым, если он состоял в штате организации последние 2 года.

3) Заграничная командировка

Работодатель может оформить заграничную командировку на сотрудника. В таком случае в приказе и служебном задании должны быть обозначены срок и цель командировки. По срокам ограничений не предусмотрено. Цель должна быть необходима для деятельности организации (чтобы расходы можно было принять в налоговом учете) и соответствовать должностным обязанностям сотрудника.

Выполнение своих обычных должностных обязанностей за рубежом не является командировкой. В таком случае в ТД необходимо указать в качестве места работы иностранное государство.

Сколько НДФЛ и страховых взносов нужно уплатить за сотрудника, работающего за границей?

За сотрудников, работающих по ТД, работодатель уплачивает НДФЛ и страховые взносы. Сумма НДФЛ зависит от условий договора и от того, является ли работник налоговым резидентом РФ или нет.

Налоговыми резидентами считаются те, кто находятся на территории России 183 дня и более в течение 12 месяцев подряд. Если же человек находится в России меньше полугода, он становится налоговым нерезидентом.

За работника-резидента компания уплачивает стандартные 13% НДФЛ, за нерезидента — 30% НДФЛ, если Россия зафиксирована в договоре в качестве места работы. Если же в договоре местом работы прописано иностранное государство, то работник-резидент самостоятельно подает декларацию 3-НДФЛ и уплачивает 13% НДФЛ. Работник-нерезидент самостоятельно отчитывается о доходах согласно законодательству государства, в котором он находится. По договору ГПХ условия аналогичные. В случае договора ГПХ с самозанятым, исполнитель самостоятельно уплачивает налоги.

За сотрудника, работающего по ТД, работодатель уплачивает страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование, взносы на травматизм, а также взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. По договору ГПХ работодатель уплачивает взносы на медицинское и пенсионное страхование. В случае сотрудничества с самозанятым, уплачивать взносы не нужно, исполнитель сам решает, будет он их уплачивать или нет.