Кейс: рассказываем о работе самозанятых в ритейле
Описание задачи
Сфера ритейла по объему общего числа рабочих мест – одна из самых больших в стране. Тренд последних лет на омниканальные продажи, только увеличивает емкость вакансий в данной сфере. В массовом сегменте свое эффективное развитие обеспечивает тот, кто реализует стратегию лидера по издержкам. Поэтому компании следят за оптимальным использованием ресурсов по всей цепочке создания добавленной стоимости, обеспечивая операционную эффективность.
Крупные ритейлеры исходят из специфики такой бизнес модели – необходимостью сохранять максимально низкие издержки. Для этого необходимо максимально эффективно использовать ресурсы в управлении – не создавать избыточных мощностей и избегать дефицита.
Для компаний из сетевого ритейла, найм и управление линейным персоналом являются одной из ключевых областей эффективности бизнеса, как и управление издержками и бизнес-процессами связанными с данным ресурсом, так как статья расходов на ФОТ (фонд оплаты труда) составляет достаточно значительную часть из всех расходных статей любой компании.
Для крупных сетей стратегия ценового лидерства наряду с конкурентоспособностью порождает и целый ряд специфических затруднений. Невысокие зарплаты и нестандартный режим труда рядового линейного персонала, продуцируют высокую текучку кадров, нехватку персонала в периоды пикового спроса и сезонных колебаний, ситуации когда сотрудники работают в режиме частичной занятости и временных подработок. Компании по разному пытаются разорвать замкнутый круг недостатка персонала и ограниченной возможности – из за конкуренции по ставкам оплаты труда.
Использование услуг аутсерсинговых агенств в части бизнес процессов и привлечение проектного и временного персонала на определенные временные промежутки, и более рациональное управление трудовыми задачами – позволяет во многом решать указанную дилемму, и поддерживать операционную эффективность бизнеса.
В портфеле наших клиентов, большую долю занимают предприятия из сферы ритейла, которые пришли к нам с запросом – оптимизировать и более качественно настроить процессы по работе с временным и линейным персоналом, снизить различные риски взаимодействия с аутсорсом, и оказать помощь в закрытии позиций массового подбора.
Многие заказчики, из направления non-food ритейла испытывают большую потребность в персонале, который нужен не на постоянную, а на эпизодическую, проектную работу. Что во многом обусловлено сезонностью бизнеса.
Далее мы покажем на примере одного из наших клиентов в сфере fashion сетевого ритейла, как можно закрыть часть проблем с помощью современных технологий и гибкого подхода к планированию ресурсов.
Основные задачи, которые мы решали для заказчика:
- Поиск и привлечение для решения определенных задач квалифицированного временного персонала (самозанятых исполнителей): в массовом ключе, быстро, без лишних трудностей для заказчика
- Последующее администрирование таких контрагентов и контроль задач через IT платформу Наймикс
- Сократить время на делопроизводство и соблюсти все тонкости взаимодействия с такими исполнителями
- Снизить риски
- Интегрировать все процессы связанные с внештатным персоналом во внутреннюю бизнес логику.
Что мы сделали? Описание проектных работ
- Вместе с заказчиками изучили детально потребности и внутренние процессы связанные с линейным персоналом, практику взаимодействия с временными исполнителями и аутсорсинговыми подрядчиками.
- Определили возможности и точки интеграции во внутренние бизнес процессы. В подготовке участвовали обе стороны. Проводились брейнштормы и встречи, на которых заказчик ставил задачи и подробно рассказывал, какие решения и функционал подойдут ему для поиска и работы с самозанятыми на площадке Наймикс.
- Внедрили автоматизацию и электронный документооборот. (Заключать с каждым отдельным работником рамочный договор, вручную подписывать акт выполненных работ и делать всё это в бумажном виде нецелесообразно).
- Перевели в онлайн большинство процессов связанных с администрированием - размещение заданий, контроль исполнения (результатов), проведение реестровых выплат, получение всего комплекта закрывающих документов и передачу во внутренние системы учета заказчика.
- Решали проблемы, связанные с риском работы с самозанятыми, проработали совместно шаблоны различных типов документов, алгоритмы взаимодействия.
- Помогли наладить некоторые кадровые процессы и начать удобно обмениваться документами с сотрудниками.
- Команда Наймикс адаптировала и настроила модули для соответствия внутренней структуре и иерархии отделов и торговых точек сети. Распределили права по доступу к документам.
- Решить некоторые трудности массового внедрения получилось с помощью специальной обучающей программы для сотрудников на внутреннем портале заказчика. Компания включила в обучение тесты по тому, как работать с самозанятыми.
- Подключили и обучили сотрудников заказчика работать с маркетплейсом, выгружать массовые задания и осуществлять подбор исполнителей. Научили управляющих точками создавать срочные заказы и находить исполнителей для них.
Результаты
В первую очередь мы решили проблемы, связанные с риском работы с самозанятыми, наладили процесс взаимодействия с ними: от поиска и онбординга, до выплат. Настроили документооборот исходя из нормативной практики, требований заказчиков и опыта внедрения.
Мы помогли наладить кадровые процессы и удобно обмениваться документами с сотрудниками.
Внедрение нашего решения позволило обеспечить привлечение персонала на нужные точки в нужное время. Обеспечило колоссальное сокращение времени на делопроизводство и ровный штат в независимости от сезонности
Мы сделали систему простой и удобной чтобы наш клиент мог оперативно реагировать на изменения в магазинах, легко коммуницировать с налоговой и автоматизировано собирать все нужные документы.
Читайте другие наши материалы:
