Кейс: как Наймикс работает с аутстаффингом/аутсорсингом
Наймикс вот уже три года профессионально помогает оптимизировать процессы взаимодействия с внештатным персоналом. Благодаря глубокой экспертизе и профессиональной команде мы эффективно решаем задачи заказчиков из различных сфер бизнеса. Рассказываем о проектах в сфере аутстаффинга на примере двух крупных заказчиков, имевших на момент обращения к нам ряд сложностей в процессах администрирования временного персонала.
Описание задачи
В сфере аутсорсинга линейного персонала для компаний предоставляющих данную услугу ключевым активом является сам трудовой ресурс. От качества процессов управления, найма и администрирования зависит эффективность самого бизнеса.
Когда количество сотрудников в управлении исчисляется сотнями человек и при этом структура исполнителей смешанная (сотрудники на ТК, самозанятые, ИП, физлица, работающие по договору ГПХ) могут возникать операционные сложности в администрировании, управлении и документообороте. Это ведет к росту издержек и рисков.
С целью повышения операционной эффективности и правильной настройки процессов по взаимодействию с внештатным персоналом к нам обращаются компании из сферы услуг по аутсорсингу персонала. Чаще всего — в процессе роста и масштабирования своего бизнеса. В нашем портфеле множество таких партнеров, но, к сожалению, их бренды под NDA и про типичные кейсы мы расскажем обезличено, по отраслевому срезу.
Ключевые запросы с которыми к нам обращаются заказчики в сфере аутсорсинга персонала:
- В первую очередь для них был важен корректный и удобно выстроенный документооборот, с разными типами исполнителей;
- Возможность администрирования большого количества разных сотрудников в вариативном поле правового взаимодействия: например,физлиц на ГПХ и самозанятых исполнителей;
- Автоматизация и сокращение времени сотрудников на делопроизводство, снижение количества ошибок;
- Масштабирование процессов: зачастую у компаний сеть филиалов и активная работа в различных регионах, поэтому был запрос на удаленное заключение договоров и электронное подписание документов;
- Правильно выстроенная модель взаимодействия с самозанятыми исполнителями, генерация полного пакета документов в логике договор-чек-акт;
- Реестровые выплаты исполнителям.
Важным элементом для заказчиков являлось настройка и автоматизация логики процессов по закрывающим документам и оптимизация расходов на делопроизводство, а также снижение рисков при работе с самозанятыми исполнителями.
При этом решение должно было быть интегрировано во внутренние информационные системы.
Работа над проектом и внедренные решения
В ходе работ по внедрению и адаптации платформы Наймикс в бизнес процессы:
- Перевели бумажный документооборот полностью в ЭДО и автоматизировали его, что позволило существенно ускорить согласование и оформление документов, снизить количество ошибок, сократить затраты на администрирование;
- Внедрили удобный централизованный архив документов по взаимодействию с исполнителями (все документы, отправленные через платформу, можно скачать: как локально, так и массово, а также перенаправить в любое удобное время);
- Оптимизировали процесс проверки, найма и контроля внештатных исполнителей. Внедрили процесс онбординга и избавили компанию от необходимости отвечать на технические вопросы. Упростили процесс подключения новых исполнителей;
- Оцифровали процесс работы с патентами и массовых оплат по ним и заявлений на компенсацию патента;
- Проанализировали риски компании, и вместе с заказчиком проработали и сформировали основные шаблоны документов, печатные формы, инструкции;
- Интегрировали в единый механизм реестровых выплат самозанятым исполнителям с получением подтверждающих чеков от ФНС. Все выплаты по ним сопровождаются обязательными документами (договор, акт, чек), их не нужно направлять отдельно, т.к. они формируются автоматически.
- Настроили коммуникацию между инфосистемами и интеграцию данных — появилась возможность автоматической выгрузки в несколько кликов.
- Добавили дополнительные модули контроля и геолокации, функцию чекин/чекаут, журналы.
Результаты
Итоги внедрения платформы Наймикс в процессы аутстаффинга и аутсорсинга:
Наладили процессы в части работы с самозанятыми исполнителями. Произведена автоматизация ручной работы по администрированию самозанятых, закрыли бизнес-процесс по их оформлению и оцифровке, внедрили полностью электронный документооборот с исполнителями. Все документы на платформе создаются автоматически и подписываются удаленно электронной подписью. Выстроена шаблонизация документов с учетом специфики и нюансов работы с самозанятыми исполнителями;
Все выплаты сопровождаются обязательными проверками и документами (договор, акт, чек);
Заказчики активно используют маркетплейс Наймикс для поиска исполнителей, сотрудничают с нашей службой подбора на регулярной основе;
Перевели в Наймикс процесс проверки документов исполнителя на всех этапах взаимодействия с заказчиком. Данные исполнителей проходят дополнительные проверки: администратором Наймикс (опечатки и подмена) и банковскую проверку (на актуальность и проверку на экстремизм и терроризм);
Интегрировались с внутренними системами учёта и сократили время на ввод входящих документов в учетную систему заказчика. В целом отказ от ручного ввода данных повлиял на снижение ошибок и опечаток;
Наладили процесс реестрового перевода денежных средства исполнителю физическому лицу на карту любого банка РФ без дополнительных затрат и рисков.
Процесс администрирования удаленного персонала стал более гибким и контролируемым. Доступны текущие статусы подписания документов исполнителями, отправка им уведомлений, инструкций. Налажена дополнительная коммуникация через приложение и контроль исполнения и отчётности через встроенные инструменты сервиса.
В итоге были существенно снижены издержки на администрирование и контроль персонала, улучшен контроль, качество и прозрачность процессов в документообороте. Риски, связанные с удаленными и внештатными исполнителями, уменьшены. Налажены реестровые массовые выплаты исполнителям по различным графикам оплаты. Существенно улучшена работа с исполнителями с трудовыми патентами.
