06 сентября 2022

Кейс «Цифровизация образования»

1. Описание задачи

С платформой «Наймикс» работает несколько крупных заказчиков из сферы онлайн-образования.

Образовательные платформы сотрудничают в среднем более чем со 150 самозанятыми ежемесячно — на постоянной либо эпизодической основе, они регулярно приглашают множество различных экспертов вести определенные курсы и вебинары.

Сфера онлайн- образования и репетиторства насыщена удаленными самозанятыми исполнителями — преподавателями и экспертами, которые в свободное время ведут занятия в качестве подработки и развития личного бренда. Выбор в пользу Налога на профессиональную деятельность (НПД) логичен и удобен всем. Однако в работе с удаленными самозанятыми исполнителями есть много «подводных камней», которые могут снизить эффективность бизнес-процессов.

Основные боли наших заказчиков из сферы образования:

Времязатратный, бумажный документооборот: все документы заполняются и подписываются обеими сторонами ручную и хранятся в офисе клиента.
Каждый документ отправляется исполнителю почтой или курьером индивидуально.
Необходим контроль формирования чеков исполнителями.
Необходимы своевременный сбор и проверка корректности документов и чеков.
Требуется оказание консультационной помощи исполнителям в получении статуса самозанятого.
Трудоемкий сбор справок о регистрации самозанятости и ручная проверка наличия статуса самозанятого у исполнителей.
Неудобный процесс оплаты проектным сотрудникам на карты различных банков. Во-первых, банки не всегда предлагают выгодные тарифы. Во-вторых, выплата физическому лицу происходит с корпоративного счета организации, иногда банк подозрительно относится к подобным транзакциям.

Компаниям-заказчикам требовалось автоматизировать и улучшить процесс документооборота с самозанятыми, сократить объем коммуникаций с исполнителями, оптимизировать собираемость документов и, в целом снизить нагрузку на отдел кадров. Также была потребность в удобном и выгодном платежном решении.

2. Реализация (на примере одного из клиентов)

1) Проанализировали процессы текущего документооборота (as is), формы документов и отчётности. Обсудили пожелания клиента по сотрудничеству и работе на платформе, согласовали формат дальнейшего взаимодействия.

2) Зарегистрировали организацию-заказчика на платформе, внесли необходимую информацию для решения различных ситуаций и задач. Создали обучающие инструкции для сотрудников заказчика. Подготовили формы обмена данными и настроили интеграцию с внутренними IT-системами клиента (1С). Благодаря интеграции с «Наймикс» по API заказчик избавился от необходимости ручного внесения в 1С большого количества данных. Трудоемкий процесс сменился автоматической выгрузкой в несколько кликов. Создали персонализированные мультиссылки для быстрого и бесшовного подключения исполнителей к системе.

3) Все документы заказчика были добавлены на платформу. Совместно с заказчиком проработали и сформировали основные шаблоны документов, печатные формы, инструкции. В работе участвовали юридические отделы обеих сторон.

4) Провели пилотный цикл взаимодействия заказчика с платформой. Протестировали весь рабочий цикл: регистрация - заказ - договор - акт - оплата - чек. Убедились, что все выплаты сопровождаются обязательными документами (договор, акт, чек), которые формируются автоматически. Все сформированные и подписанные документы хранятся в личном кабинете заказчика. В любой момент клиент может их выгрузить за требуемый период.

5) Осуществили корректировку процессов, так как у клиента появились определенные пожелания и новые запросы по работе системы.

6) Запустили проект в полноценном формате. Клиент начал отправлять ссылку на платформу «Наймикс» преподавателям. Далее мы сопровождали исполнителей через все процессы: от регистрации, верификации личных данных и онбординга до начала выполнения задач и подписания закрывающих документов. В целом, процесс интуитивно понятен большинству исполнителей, наша помощь требовалась им по минимуму.

7) После получения от клиента обратной связи по функционированию проекта повторно внесли изменения в процессы работы платформы, учли специфические потребности и запросы для бесшовного пользовательского опыта.

Сроки: Пилот: 2 недели, 50 исполнителей

Масштабирование: 1 месяц, подключение всех текущих исполнителей и полноценная интеграция с системами заказчика.

3. Результаты

Автоматизирована работа по администрированию самозанятых, был налажен бизнес-процесс по их оформлению и оцифровке, интегрирован электронный документооборот с исполнителями. Внедрен процесс перевода денежных средств большому количеству исполнителей (физлицам) на карты любых банков РФ без дополнительных затрат и рисков.
Все документы на платформе генерируются автоматически и подписываются удаленно электронной подписью. Выплаты сопровождаются обязательными документами (договор, акт, чек), которые формируются автоматически.
Показатель своевременного сбора закрывающих первичных документов с исполнителей (договор, приложения, акт выполненных работ, чек) достиг 100%. Исчезла необходимость в регулярном ручном сборе закрывающих документов.
Процесс проверки документов исполнителя на всех этапах взаимодействия с заказчиком перемещен на платформу «Наймикс». Данные исполнителей проходят дополнительные проверки: администратором «Наймикс» (опечатки в документах и их подмена) и банком (актуальность и причастность к экстремизму и терроризму).
У заказчика появился удобный централизованный архив документов по взаимодействию с исполнителями. «Наймикс» хранит все необходимые данные на платформе в течение 5 лет. Все документы, отправленные через платформу, можно скачать, как поштучно, так и массово, а также перенаправить в любое удобное время. Также у клиента появилась возможность контроля статуса подписания документов исполнителями в режиме реального времени.
Интеграция с внутренними системами учёта сократило время на ввод входящих документов в учетную систему заказчика. В целом отказ от ручного ввода данных повлиял на снижение ошибок и опечаток.

Цифровизация рабочих процессов помогла оптимизировать затраты на администрирование, соблюсти границы правовой среды и всегда иметь под рукой подтверждающие документы. Существенно сократились временные затраты на документооборот с исполнителями.

Организация процесса централизованных выплат самозанятым и автоматическая проверка статуса исполнителя позволила:

Платить самозанятым в один клик на любую карту банка РФ, которая была указана при регистрации. В том числе, есть опция реестровых массовых выплат с настройками периодов и интеграцией с бухгалтерской системой.
Снизить риски. «Наймикс» осуществляет онлайн-проверку статуса НПД перед оплатой, в режиме реального времени.

Была выстроена шаблонизация документов с учетом специфики и нюансов работы с самозанятыми исполнителями. Больше не нужно вручную заниматься сбором закрывающих документов и чеков с контрагентов. Вопрос с аннулированием чека исполнителями снят, так как перед оплатой услуг самозанятых автоматически подписываются акты. Процессы создания платежек и проверки чеков от самозанятых автоматизированы и не занимают много времени.

Сервис «Наймикс» забрал на себя всю техническую коммуникацию с внештатными исполнителями. Все уведомления исполнителям по вопросам подписания документов и оплаты услуг проходят через систему. Вопросы по регистрации в качестве самозанятого, онбординг в сервисе, вопросы по режиму НПД перешли на сторону службы поддержки «Наймикс». Переход на платформу существенно сократил объем коммуникаций бизнеса с исполнителями и высвободил время обеим сторонам.

После внедрения платформы «Наймикс»:

За 12 месяцев произведено 46 950 выплат.
Отправлено через ЭДО 10 968 документов.
Сэкономлено не менее 1 500 000 рублей.
Более 1000 уникальных исполнителей зарегистрировано на платформе.
7 минут — время регистрации 1 исполнителя.
>695 часов рабочего времени сэкономлено на документообороте и выплатах кадровой и бухгалтерской служб.
-41 % экономии на операционных затратах.