Кейс «МОНОТЕК СТРОЙ»

C помощью нашего сервиса удалось автоматизировать взаимодействие с линейным персоналом (строителями-нерезидентами), настроить электронный документооборот, автоматизировать процесс уплаты трудовых патентов и увеличить число подтверждений на уменьшение исчисленной суммы налога на сумму уплаченных фиксированных авансовых платежей.

После интеграции нашей платформы в свои рабочие процессы организации удалось значительно снизить временные и финансовые затраты на администрирование исполнителей.

Строительная компания «МОНОТЕК СТРОЙ». На момент обращения у организации имелось 6 объектов в активной фазе строительства. Подавляющее количество работающих на объектах строителей являлись иностранными гражданами с обязанностью наличия трудового патента. Также на некоторые проектные задачи нанимались самозанятые исполнители. Всего более 7000 человек рабочего персонала.

Проблематика проекта заключалась в значительном количестве ручных процессов и масштабной работе кадровых, бухгалтерских и управляющих отделов:

• Найм, учёт и администрирование большого числа рабочих, многие из которых плохо говорят по-русски
• Задачи по контролю исполнителей
• Массовое оформление и сбор документов, чеков, актов
• Прохождение первичного инструктажа, рассылка инструкций
• Регулярные выплаты большому количеству исполнителей
• Постоянный контроль действительности трудовых патентов у большого количества исполнителей
• Оформление подтверждений на «зачёт» уплаченных трудовых патентов в счет НДФЛ в «ручном» режиме

Такие задачи в классически построенном процессе делопроизводства подразумевали огромные временные и финансовые затраты на администрирование. При этом процент ошибок и рисков в документообороте был высоким, что означало появление дополнительной нагрузки в виде перепроверок и исправлений специалистами.

В первой фазе работы с заказчиком мы проанализировали все его бизнес-процессы в контексте взаимодействия с исполнителями. Под задачи компании были адаптированы имеющиеся инструменты платформы. Дополнительная сложность заключалась в том, что наша компания участвовала в глобальном проекте по цифровой трансформации стройки наравне с другими подрядчиками.

В бизнес-процессах компании «МОНОТЕК СТРОЙ» произошли следующие изменения:

• Налажен электронный документооборот с исполнителями. Проведена интеграция с внутренними системами учёта заказчика, внедрена двусторонняя синхронизация документооборота, созданы единая база данных и реестр исполнителей.
• Интегрирован модуль «Регистрация и проверка исполнителей». С помощью него осуществляется агрегация всех необходимых документов для трудоустройства, в т.ч. нерезидентов: уведомление о прибытии, трудовой патент, полис ДМС.
• Внедрены процессы прохождения первичных инструктажей (в т.ч. просмотр видеоинструкций) и подписания журналов/документов о прохождении инструктажей в электронном виде. (В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2022 №63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Минтруда РФ от 11 декабря 2020 года N 883н «Об утверждении Правил по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте»).
• Интегрирован модуль «Оплата по договорам ГПХ». После заключения договоров в электронном формате с трудовыми мигрантами он позволяет производить выплаты бригадам или по отдельности каждому исполнителю. Закрывающие документы для бухгалтерии формируются в один клик.
• Разработан сервис работы с трудовыми патентами. Он позволяет осуществлять формирование и подписание всех необходимых документов в электронном виде для оформления трудовых патентов и формирования заявлений на уменьшение суммы налога за счет уплаченных трудовых патентов.
• Внедрена функция геолокации на объекте, которая обеспечивает контроль присутствия исполнителей по адресу оказания услуг: геолокация и фотофиксация (селфичек).

Мы смогли выстроить автоматизированый процесс онбординга рабочих в новую систему совместно с подразделением по работе с исполнителями заказчика при активной помощи нашей службы поддержки по работе с физическими лицами.

У «МОНОТЕК СТРОЙ» возникали трудности с получением положительных уведомлений по уменьшению суммы налога за счет уплаченного трудового патента, так как из-за большого количества рабочих компания отправляла в налоговую слишком много соответствующих заявлений. У ИФНС регламент рассмотрения заявлений составляет 10 дней, и эту функцию выполняет, как правило, небольшое число сотрудников, поэтому ИФНС не успевала в указанные сроки обработать все заявления и выдавала многочисленные отказы.

Мы согласовали с налоговой службой регламент, позволяющий увеличить число получения положительных решений. Также был внедрен процесс, который позволяет совместно с ИФНС решить проблему с отсутствием информации по облаченным патентам в базе данных миграционной службы.

Теперь благодаря нашей платформе, даже если исполнитель потеряет один или все чеки, можно выгрузить все платёжные поручения за любой срок.

Кроме того, мы внедрили в платёжные поручения факсимильную печать и подпись, это позволяет исполнителям не тратить время на визиты в банк для получения подтверждений по оплате, как следствие, работа на объекте не прекращается.

Итоги внедрения и адаптации платформы Наймикс в бизнес-процессы компании «МОНОТЕК СТРОЙ»:

• Налажен и автоматизирован ЭДО, что позволило существенно ускорить согласование и оформление документов, снизить количество ошибок, сократить затраты на администрирование
• Снижено число рисков по неуплате трудовых патентов рабочими
• Оптимизированы процессы найма, оформления и контроля исполнителей
• Оцифрованы процессы работы с трудовыми патентами и уплаты по ним, подачи заявлений на уменьшение суммы налога за счет уплаченных трудовых патентов
• Создан механизм автоматизированных выплат большому количеству самозанятых исполнителей

• На текущий момент более 5000 исполнителей «МОНОТЕК СТРОЙ» ежемесячно администрируются на нашей платформе
• Произошло снижение затрат на администрирование на 43%. Как результат — высвобождение ресурсов специалистов, ускорение рабочих процессов, снижение доли ошибок в делопроизводстве
• Перераспределение отдельных задач исполнителям на проектный аутсорс вызвало снижение финансовых затрат
• На 60% снизилось количество ручных операций в делопроизводстве
• На 40% увеличилось число положительных решений по «зачету» сумм уплаченных трудовых патентов за несколько месяцев (всего за 6 месяцев более 70 млн. руб.)

Отзыв клиента
Всем довольны! Компания «Наймикс» помогла выстроить цифровую вертикаль строительства. Мы внедрили ЭДО, оцифровали учёт исполнителей и проверку их документов, интегрировали удобный платежный инструмент с уплатой налогов. Значительно ускорились процессы оформления и согласования документов. Выражаем свою искреннюю благодарность за плодотворное сотрудничество.

Тимур Абдурахманов, генеральный директор «МОНОТЕК СТРОЙ»